ONE PLUS Sp. z o.o. використовує необхідні файли cookie для коректної роботи сайту. Аналітичні та рекламні cookie використовуються лише за вашою згодою. Ви можете прийняти всі cookie, відхилити необов’язкові або налаштувати свої параметри. Змінити свій вибір можна в будь-який час на сторінці Правила сайту. Детальніше: Політика конфіденційності.

+48 71 880 85 08
пн-пт. - 09.00 до 17.00
сб. - за записом
  1. Головна
  2. Політика конфіденційності

Політика конфіденційності

Оновлено: 28 вересня 2026 року

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Ця Політика конфіденційності застосовується до платформи, яка розташована за адресою https://www.one-plus.pl/ («Сайт»), що управляється компанією ONE PLUS Sp. z o.o. з юридичною адресою: Вроцлав, вул. Маршалка Юзефа Пілсудського, 43/7, 50-032. Компанія зареєстрована в Районному суді Вроцлава-Фабричного (VI Господарський відділ Національного судового реєстру) під номером KRS: 0000739695. Статутний капітал компанії становить 5 000 (п’ять тисяч) злотих. Податковий номер (NIP): 8971857670, статистичний номер (REGON): 380898127 (далі – «ONE PLUS»). Щодо питань захисту персональних даних, просимо звертатись за електронною адресою: biuro@one-plus.pl.

Ми серйозно ставимося до захисту конфіденційності наших користувачів. Ваші персональні дані не продаються і не передаються третім особам без вашої згоди, за винятком випадків, передбачених законодавством ЄС про захист даних № 2016/679 (GDPR).

Використання наших послуг передбачає збір, зберігання, передачу та обробку персональних даних («Обробка»).

Персональні дані – це будь-яка інформація, що дозволяє ідентифікувати особу («Персональні дані»): ім’я, прізвище, дата народження, адреса, електронна пошта.

Окремі послуги надаються третіми особами. Користуючись такими послугами, ви автоматично погоджуєтеся з політикою конфіденційності третіх сторін. Перед використанням цих послуг треті особи можуть запитати вашу згоду відповідно до законодавства ЄС.

Ця Політика конфіденційності доповнює загальні Правила використання платформи ONE PLUS.

2. ЯКІ ДАНІ МИ ОБРОБЛЯЄМО?

2.1 Вхід на сайт

Під час відвідування сайту, навіть без реєстрації, автоматично обробляються такі дані:

  • IP-адреса;

  • Дані браузера;

  • Відвідані URL;

  • Дата та час доступу.

У разі доступу до сайту з мобільних пристроїв додатково можуть оброблятися:

  • Модель та виробник пристрою;

  • Операційна система («iOS», «Android»).

Зазначені дані також можуть оброблятися із використанням сервісів третіх осіб, зокрема Cloudflare, Inc., які забезпечують захист сайту, форм зворотного зв’язку та дій користувачів від спаму, автоматизованих запитів та інших зловживань (у тому числі з використанням механізму Cloudflare Turnstile).

Обробка даних здійснюється виключно з метою забезпечення коректної роботи сайту, його безпеки, запобігання кібератакам, шахрайству та несанкціонованому доступу. Cloudflare обробляє дані як обробник даних відповідно до чинного законодавства про захист персональних даних.

2.2 Реєстрація користувача

Для використання розширених можливостей платформи необхідна реєстрація. Реєстрація може здійснюватися із використанням облікових записів Facebook або Google.

(a) Реєстрація через Facebook або Google

У разі вибору реєстрації через соціальні мережі користувач перенаправляється на відповідні сайти третіх осіб для введення даних входу. Платформа може отримати такі дані:

  • Ім’я та прізвище;

  • Фото профілю;

  • Адресу електронної пошти.

Інші дані передаються лише за вашою явною згодою. Ви можете у будь-який момент відключити прив’язку облікового запису соціальної мережі в розділі «Мої налаштування».

(b) Реєстрація без соціальних мереж

Якщо реєстрація здійснюється без використання соціальних мереж, необхідно надати:

  • Ім’я користувача (псевдонім);

  • Адресу електронної пошти;

  • Пароль;

  • Підтвердження повноліття.

Ваш псевдонім буде видимим для інших користувачів платформи. Інші персональні дані не є загальнодоступними.

3. ЦІЛІ ОБРОБКИ ДАНИХ

Ваші дані обробляються з такими цілями:

  • Надання послуг платформи;

  • Ідентифікація користувача та забезпечення безпеки;

  • Пропозиція вакансій та послуг, які можуть вас зацікавити;

  • Покращення роботи платформи та її функціональності;

  • Дотримання вимог законодавства ЄС та Польщі;

  • Запобігання кіберзагрозам, спаму та шахрайству, зокрема із використанням сервісів Cloudflare.

4. БЕЗПЕКА В ІНТЕРНЕТІ

Ваш обліковий запис захищений паролем. Ніколи не передавайте його третім особам та завжди виходьте з облікового запису під час використання публічних пристроїв.

Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи безпеки, зокрема сучасні засоби захисту веб-інфраструктури та інтернет-трафіку (у тому числі сервіси Cloudflare). Водночас 100% безпека передавання даних через інтернет не може бути гарантована.

5. ПЕРЕДАЧА ДАНИХ ТРЕТІМ ОСОБАМ

ONE PLUS співпрацює лише з надійними партнерами, які дотримуються строгих стандартів захисту даних, зокрема технічне обслуговування платформи, аналіз даних, платіжні послуги і підтримка користувачів.

Деякі партнери можуть знаходитися за межами ЄС, проте ми укладаємо з ними договори, які гарантують відповідність європейським стандартам захисту даних. За додатковою інформацією звертайтесь за адресою biuro@one-plus.pl.

6. ПЕРЕДАЧА ДАНИХ ДЕРЖАВНИМ ОРГАНАМ

Ми зобов’язані передавати дані правоохоронним та наглядовим органам у випадках, передбачених законом, для запобігання та розслідування злочинів.

З вашої згоди ми використовуємо cookie-файли для аналізу відвідуваності, персоналізації контенту та реклами. Детальніше про cookie ви можете дізнатися тут: www.aboutcookies.org або www.allaboutcookies.org.

8. GOOGLE ANALYTICS, ADSENSE, REMARKETING

Платформа використовує сервіси Google для аналізу поведінки користувачів, реклами та ремаркетингу. Для відмови від збору даних через Google Analytics використовуйте плагін: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Налаштування персоналізованої реклами можна змінити тут: www.google.pl/settings/ads.

Треті особи також можуть використовувати cookie для збору даних та персоналізації реклами. Ви можете обмежити їх роботу, налаштувавши браузер.

10. ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ

У разі виникнення питань чи скарг щодо обробки персональних даних, звертайтеся за адресою [email protected] або подайте скаргу до Управління захисту персональних даних Польщі: https://uodo.gov.pl/.

Ця політика регулярно оновлюється для відповідності вимогам законодавства ЄС і Польщі.

11. ПРАВА ІНТЕЛЕКТУАЛЬНОЇ ВЛАСНОСТІ НА КОНТЕНТ САЙТУ

11.1 Зображення, отримані з безкоштовних стоків Canva

Зображення на Сайті, отримані з безкоштовних стокових джерел через додаток Canva, використовуються відповідно до ліцензії Canva. Ці зображення захищені водяними знаками компанії ONE PLUS Sp. z o.o. і не можуть бути використані, скопійовані, поширені, модифіковані або застосовані у комерційних чи некомерційних цілях іншими організаціями, особами або третіми сторонами без письмового дозволу ONE PLUS. Порушення заборонене польським законодавством про авторське право, включаючи заборону на видалення водяних знаків (стаття 17 Закону), і може призвести до судових позовів за порушення економічних та моральних прав.

11.2 Зображення, створені компанією ONE PLUS

Зображення, створені або модифіковані компанією ONE PLUS Sp. z o.o., включно з тими, на які нанесені водяні знаки у вигляді логотипу, а також тими, на яких водяні знаки відсутні, але які мають ознаки інтелектуальної власності (наприклад, оригінальні дизайни, графіка або фото), є виключною власністю ONE PLUS. Їх використання, копіювання, поширення або модифікація без явного письмового дозволу заборонені. Відповідно до статті 16 Закону про авторське право, ONE PLUS має повні економічні права, включно з правом на відтворення, поширення та публічний показ. Порушення підлягають переслідуванню, включно з вимогою видалення незаконних копій та компенсацією моральної шкоди.

11.3 Копіювання тексту з Сайту

Копіювання, відтворення, поширення або використання текстів із Сайту, включно зі статтями, блогом, сторінками послуг, описами та будь-яким іншим текстовим контентом, заборонене без попереднього письмового дозволу ONE PLUS Sp. z o.o. Це включає як повне, так і часткове копіювання. Відповідно до статті 23 Закону про авторське право, дозволяється лише особисте використання без поширення, але будь-яке комерційне або публічне використання тягне відповідальність. Порушення можуть призвести до блокування доступу до Сайту та судових претензій за порушення авторських прав.

11.4 Заборона на використання торгових марок та логотипів

Торгові марки, логотипи та фірмові найменування ONE PLUS Sp. z o.o., зареєстровані у Патентному відомстві Республіки Польща (Urząd Patentowy RP) відповідно до Закону про промислову власність від 30 червня 2000 року (Ustawa Prawo własności przemysłowej), не можуть бути використані без письмового дозволу. Це включає їх розміщення на інших сайтах, у рекламі або продуктах. Порушення тягне штрафи до 1 000 000 злотих та заборону на використання (статті 296–308 Закону про промислову власність).

11.5 Захист дизайну та структури Сайту

Дизайн, layout, графічні елементи та структура Сайту захищені як промислові дизайни та твори авторського права відповідно до Закону про авторське право та Закону про промислову власність. Копіювання або імітація дизайну заборонені. Термін захисту промислового дизайну становить до 25 років від дати реєстрації (стаття 102 Закону про промислову власність). Порушення підлягають судовому переслідуванню з вимогою припинення використання та компенсації збитків.

11.6 Заборона на автоматизоване вилучення даних (scraping)

Автоматизоване вилучення, сканування або збір даних із Сайту (web scraping, crawling) без письмового дозволу ONE PLUS заборонене. Це порушує права на бази даних відповідно до статті 7 Закону про авторське право та Директиви ЄС 96/9/EC щодо правової охорони баз даних. Такі дії можуть призвести до технічної блокування IP-адреси, а також до позовів за несанкціонований доступ і завдані збитки.

11.7 Створення похідних робіт

Створення похідних робіт на основі контенту Сайту (наприклад, модифікація зображень, переробка текстів або адаптація дизайну) заборонене без дозволу. Відповідно до статті 2 Закону про авторське право, похідні твори вимагають згоди правовласника оригіналу. Порушення тягнуть відповідальність за порушення моральних прав (атрибуція та цілісність твору) та економічних прав.

11.8 Відповідальність за порушення

У разі порушення прав інтелектуальної власності ONE PLUS залишає за собою право на:

(a) вимогу негайного припинення порушення;

(b) відшкодування збитків, включно з упущеною вигодою;

(c) публікацію вибачень;

(d) звернення до суду за захистом прав.

Усі спори вирішуються в судах Республіки Польща за місцем реєстрації компанії (Вроцлав). Застосовне право — законодавство Польщі та ЄС. ONE PLUS також може повідомляти про порушення компетентні органи, включно з поліцією та прокуратурою, для кримінального переслідування.

11.9 Додаткові заходи захисту

ONE PLUS використовує технічні заходи, такі як водяні знаки, метатеги та моніторинг, для захисту контенту. Користувачі погоджуються не обходити ці заходи. Політика може оновлюватися для посилення захисту відповідно до змін у польському законодавстві, включно з нещодавніми поправками до Закону про авторське право 2025 року, що спрощують укладення цифрових контрактів.

12. ІНСТРУМЕНТИ DOCPHOTO ONLINE ТА DOCPHOTO PREMIUM — СПЕЦІАЛЬНІ УМОВИ ВИКОРИСТАННЯ

12.1. Характер інструментів

DocPhoto Online та DocPhoto Premium (далі разом — «Інструмент») є безкоштовними допоміжними цифровими інструментами, призначеними виключно для технічної обробки фотографій з метою їх підготовки до подачі через систему MOS 2.0 (Moduł Obsługi Spraw). Інструмент не є офіційним сервісом державних органів Республіки Польща, не пов’язаний з ними організаційно або юридично та не виражає їхньої позиції.

12.2. Інформація, що надається користувачам

ONE PLUS Sp. z o.o. вжила всіх розумних заходів для надання користувачам вичерпної, актуальної та зрозумілої інформації про вимоги до фотографій для карти побиту, а саме:

  • технічні параметри файлу: формат JPG, роздільна здатність мінімум 684×883 пікселів, максимальний розмір 2,5 МБ;
  • вимоги до композиції: обличчя від маківки до верхньої частини плечей, що займає 70–80% кадру;
  • вимоги до фону: однотонний світлий, без тіней, малюнків та сторонніх об’єктів;
  • вимоги до пози та виразу обличчя: нейтральний погляд прямо в об’єктив, відкриті очі, не закриті волоссям, закритий рот, пряме положення голови, природний колір шкіри;
  • допустимі винятки: окуляри з темним склом за наявності медичних документів; головний убір з релігійних підстав за умови повної видимості обличчя;
  • термін дії: фотографія має бути зроблена не раніше ніж за 6 місяців до подачі заяви;
  • наочні приклади правильних та неправильних фотографій, розміщені безпосередньо в інтерфейсі Інструменту;
  • алгоритм автоматичного визначення обличчя та рекомендаційного вирівнювання кадру (DocPhoto Premium).

Факт надання вищезазначеної інформації фіксується в рамках цієї Політики. Користувач, продовжуючи використання Інструменту, підтверджує, що ознайомлений із зазначеними вимогами.

12.3. Автоматична обробка — рекомендаційний характер

Алгоритми визначення обличчя, кадрування та перевірки відповідності, що застосовуються в DocPhoto Premium, мають виключно рекомендаційний характер. Результат автоматичної обробки не є юридично значущим висновком про придатність фотографії. Користувач зобов’язаний самостійно візуально перевірити підсумкове зображення перед його використанням.

12.4. Зміна вимог державних органів

ONE PLUS Sp. z o.o. не несе відповідальності за зміни вимог Воєводського управління (Urząd Wojewódzki), системи MOS 2.0 або інших державних органів, що відбулися після останнього оновлення Інструменту. Користувач зобов’язаний самостійно перевіряти актуальність вимог на офіційних ресурсах відповідних органів.

13. ПОВНА ВІДМОВА ВІД ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ

13.1. Відповідальність користувача та заявника

Відповідальність за якість, відповідність вимогам та придатність фотографії для подачі заяви лежить виключно на користувачі та заявникові. Використання Інструменту не звільняє користувача від обов’язку самостійно переконатися у відповідності фотографії актуальним офіційним вимогам.

13.2. Виключення відповідальності ONE PLUS

ONE PLUS Sp. z o.o. не несе жодної відповідальності, зокрема за:

(a) Відмову державних органів: відмову в прийнятті, повернення або відхилення заяви державними органами через невідповідність фотографії встановленим вимогам — незалежно від того, чи була фотографія оброблена за допомогою Інструменту;

(b) Результат розгляду справи: будь-який результат розгляду заяви на посвідку на проживання, карту побиту або інші дозволи, включно з відмовами, затримками, призупиненням або закриттям провадження у справі;

(c) Фінансові та часові втрати: витрати користувача, пов’язані з повторною подачею заяви, сплатою державного мита, отриманням нових фотографій, оплатою юридичної допомоги або іншими витратами;

(d) Помилки користувача: помилки, допущені під час самостійного кадрування, вибору ділянки знімку, ручного коригування результату автоматичної обробки або при використанні інших параметрів Інструменту;

(e) Постобробку: будь-які зміни, внесені користувачем до фотографії після її обробки Інструментом;

(f) Технічні збої: тимчасову недоступність Інструменту, помилки браузера, переривання з’єднання або інші технічні проблеми, що виникли на стороні користувача або його пристрою;

(g) Невідповідність очікуванням: суб’єктивну незадоволеність користувача результатом обробки або невідповідність результату особистим очікуванням користувача.

13.3. Обмеження сукупної відповідальності

У максимальній мірі, що допускається чинним правом, сукупна відповідальність ONE PLUS Sp. z o.o. перед користувачем з будь-яких підстав, пов’язаних із використанням Інструменту, не перевищує 0 злотих (нуль злотих), оскільки Інструмент надається на безоплатній основі.

13.4. Форс-мажор та зміни законодавства

ONE PLUS Sp. z o.o. не несе відповідальності за неможливість використання Інструменту або неточність наданої інформації, спричинені обставинами непереборної сили, зокрема: змінами в законодавстві Польщі та ЄС, рішеннями державних органів, технічними змінами системи MOS 2.0, а також іншими подіями, що перебувають поза розумним контролем компанії.

14. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ ТА ЗАХИСТ ДАНИХ В ІНСТРУМЕНТАХ DOCPHOTO

14.1. Обробка зображень у браузері

Усі операції з обробки фотографій у DocPhoto Online та DocPhoto Premium виконуються виключно в браузері користувача на його пристрої. Завантажувані фотографії та зображення:

  • не передаються на сервери ONE PLUS Sp. z o.o. або сервери третіх осіб;
  • не зберігаються в базах даних компанії;
  • не обробляються програмним забезпеченням компанії поза межами браузера;
  • автоматично видаляються з оперативної пам’яті браузера при закритті вкладки або сторінки.

14.2. Відсутність збору персональних даних

У рамках використання Інструменту ONE PLUS Sp. z o.o. не збирає, не зберігає та не обробляє персональні дані користувачів, зокрема біометричні дані обличчя, що отримуються алгоритмом визначення обличчя. Алгоритм працює локально в браузері та не передає результати аналізу зображення за межі пристрою користувача.

14.3. Анонімний лічильник використання

Інструмент веде анонімний лічильник кількості оброблених фотографій. Цей лічильник:

  • не містить прив’язки до особи користувача;
  • не зберігає зображення або метадані зображень;
  • не дозволяє ідентифікувати конкретного користувача.

14.4. Моделі машинного навчання

DocPhoto Premium використовує моделі машинного навчання для визначення обличчя (TinyFaceDetector, FaceLandmark68TinyNet), що завантажуються з публічних CDN-репозиторіїв. Ці моделі:

  • виконуються виключно в браузері користувача;
  • не передають результати аналізу на зовнішні сервери;
  • не зберігають та не накопичують біометричні дані.

14.5. Відповідність GDPR/RODO

Оскільки персональні дані користувачів не збираються та не обробляються ONE PLUS Sp. z o.o. в рамках використання Інструменту, Регламент (ЄС) 2016/679 (GDPR/RODO) застосовується до Інструменту в частині, що не вимагає обробки персональних даних оператором. Компанія вживає всіх розумних технічних та організаційних заходів для дотримання принципів Privacy by Design та Privacy by Default.

15. ПРИЙНЯТТЯ УМОВ ТА ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ

15.1. Згода з умовами

Початок використання Інструментів DocPhoto Online та DocPhoto Premium означає повне та беззастережне прийняття користувачем усіх умов цієї Політики, включаючи розділи 12–15, а також загальних Правил використання платформи ONE PLUS.

15.2. Дієздатність користувача

Користувач гарантує, що є дієздатною фізичною особою, яка досягла віку, необхідного для самостійного вчинення юридично значущих дій відповідно до законодавства країни свого проживання. Використання Інструменту неповнолітніми допускається виключно за згодою батьків або законних представників.

15.3. Актуальність умов

ONE PLUS Sp. z o.o. залишає за собою право в будь-який час в односторонньому порядку змінювати ці умови з метою:

  • приведення у відповідність до змін законодавства ЄС та Польщі;
  • відображення оновлень вимог системи MOS 2.0;
  • усунення неточностей або доповнення Політики.

Актуальна версія Політики завжди розміщена на сайті one-plus.pl. Продовження використання Інструменту після публікації змін означає їх автоматичне прийняття.

15.4. Подільність умов

Якщо будь-яке положення цієї Політики буде визнано недійсним або таким, що не має юридичної сили, судом або іншим компетентним органом, решта положень Політики зберігають повну юридичну силу в максимальній мірі, що допускається чинним правом.

15.5. Застосовне право та юрисдикція

Ця Політика регулюється законодавством Республіки Польща. Усі спори, що виникають у зв’язку з використанням Інструменту, підлягають розгляду виключно компетентними судами за місцезнаходженням ONE PLUS Sp. z o.o. — місто Вроцлав, Польща. Застосовне право — законодавство Польщі та Європейського Союзу, включаючи, без обмежень: Цивільний кодекс Польщі, Закон про авторське право, Регламент GDPR/RODO.

15.6. Контактні дані

З усіх питань, пов’язаних із цією Політикою та використанням Інструментів DocPhoto:

ONE PLUS Sp. z o.o.
ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 43/7,
50-032 Wrocław, Polska
[email protected]
www.one-plus.pl

16. ДЕТАЛЬНЕ ДОПОВНЕННЯ ПРО ЗАХИСТ ДАНИХ ВІДПОВІДНО ДО GDPR І PKE

Версія доповнення: 28 вересня 2026 року.

Цей розділ доповнює попередні положення Політики та докладніше пояснює, як ONE PLUS Sp. z o.o. обробляє дані відвідувачів сайту, осіб, які надсилають форми або замовляють консультації, клієнтів, представників компаній, роботодавців, працівників та іноземців, а також користувачів електронних систем ONE PLUS. Його слід читати разом з іншими положеннями Політики, Умовами користування сайтом та інформацією, яку ми надаємо під час замовлення конкретної послуги.

Саме відвідування сайту або надсилання запиту не є згодою на будь-яку можливу обробку. Для кожної мети ONE PLUS застосовує належну правову підставу: виконання договору або дії до його укладення, юридичний обов’язок, законний інтерес чи згоду — залежно від мети й категорії даних. Якщо попереднє формулювання Політики є загальним, застосовується це точніше роз’яснення.

16.1. Адміністратор даних і контактний пункт

Адміністратором персональних даних є ONE PLUS Sp. z o.o., ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 43/7, 50-032 Wrocław, KRS 0000739695, NIP 8971857670, REGON 380898127. З питань персональних даних, згод, файлів cookie та реалізації прав пишіть на [email protected]. З інших питань можна звертатися на [email protected] або скористатися даними на сторінці контактів.

Повідомлення, надіслане на іншу адресу ONE PLUS, може бути передане уповноваженій особі, яка займається питаннями приватності. Для безпеки адміністратор може попросити надати інформацію, необхідну для підтвердження особи, але не вимагатиме більше даних, ніж об’єктивно потрібно для такої перевірки.

16.2. На кого поширюється Політика

Політика може стосуватися відвідувачів сайту, чинних і потенційних клієнтів, осіб, які записуються на консультацію, користувачів форм, месенджерів і клієнтської панелі, представників, членів сім’ї, працівників і кандидатів, зазначених у документації, представників компаній, контрагентів, постачальників, партнерів, учасників офіційного листування та інших осіб, чиї дані клієнт передає у зв’язку з дорученою справою.

Інформація про фізичну особу залишається персональними даними й тоді, коли вона діє як підприємець, член правління, працівник, представник або контактна особа юридичної особи.

16.3. Категорії даних, які ми обробляємо

Обсяг даних залежить від мети звернення та виду послуги. ONE PLUS може обробляти, зокрема:

  • ідентифікаційні дані: ім’я, прізвище, дату й місце народження, громадянство, стать, підпис, номер PESEL та реквізити документа, що посвідчує особу;
  • контактні дані: адресу проживання й листування, e-mail, номер телефону, бажану мову та канал зв’язку;
  • дані про перебування й міграційний статус, зокрема відомості з паспорта, візи, карти побиту, дозволів, рішень, прикордонних штампів, історії перебування та листування з установами;
  • дані про працевлаштування, підприємницьку діяльність та обслуговування роботодавців: інформацію про роботодавця, посаду, вид договору, винагороду, робочий час, кваліфікацію і документи, що легалізують працю;
  • сімейні дані та відомості про життєву ситуацію, якщо вони потрібні для справи, наприклад дані чоловіка або дружини, дітей, батьків, опікунів чи осіб, які запрошують;
  • фінансові, розрахункові й податкові дані: банківський рахунок, історію платежів, реквізити для рахунку-фактури, NIP, інформацію про доходи та адміністративні збори;
  • зміст запитів, договорів, довіреностей, форм, нотаток із зустрічей, листування, документів і додатків, переданих для ведення справи;
  • технічні дані та відомості безпеки: IP-адресу, часові позначки, ідентифікатори сесії, інформацію про пристрій і браузер, адресу відвіданої сторінки, джерело переходу, діагностичні дані, системні журнали та вибрані налаштування приватності;
  • дані про активність на сайті, якщо користувач надав необхідну згоду на необов’язкову аналітику або рекламу;
  • інші дані, добровільно надані особою або необхідні для оцінки та виконання конкретного доручення.

ONE PLUS не вимагає документів чи інформації, які не потрібні для запиту або послуги. Перед надсиланням файлу користувачеві варто перевірити, чи не містить він зайвих даних інших осіб.

16.4. Джерела даних

Найчастіше дані надходять безпосередньо від особи, якої вони стосуються. Їх також можуть передати клієнт, роботодавець, член сім’ї, представник, контрагент або партнер, який бере участь у наданні послуги. У межах закону інформація може походити з відкритих реєстрів і джерел, зокрема KRS, CEIDG, Biała Lista podatników VAT, офіційних реєстрів, сайтів державних органів та документів, оприлюднених компетентною установою.

Якщо дані отримано не безпосередньо від особи, ONE PLUS виконує інформаційний обов’язок за статтею 14 GDPR, якщо не застосовується передбачений законом виняток. Наприклад, особа вже має необхідну інформацію, її надання неможливе або потребувало б непропорційних зусиль, чи отримання або розкриття прямо передбачене законом за умови належних гарантій.

16.5. Цілі та правові підстави

Дані можуть оброблятися для таких цілей і на таких підставах:

  • відповідь на запит, розрахунок вартості, запис на консультацію та підготовка договору — стаття 6(1)(b) GDPR, а для особи, яка представляє інший суб’єкт, також стаття 6(1)(f) GDPR;
  • укладення й виконання договору, ведення справи, зв’язок, передавання документів, розрахунок етапів і клієнтське обслуговування — стаття 6(1)(b) GDPR;
  • листування з установами, судами, банками, нотаріусами, перекладачами та іншими учасниками справи — виконання договору, юридичний обов’язок або законний інтерес у належній організації послуги;
  • бухгалтерський і податковий облік, документи продажу, запобігання зловживанням та виконання інших законних обов’язків — стаття 6(1)(c) GDPR;
  • організація роботи, управління відносинами з клієнтом, контроль строків, забезпечення якості, фіксація домовленостей, заявлення або захист вимог і запобігання конфлікту інтересів — стаття 6(1)(f) GDPR;
  • захист сайту, форм, CRM та інфраструктури від атак, спаму, шахрайства й несанкціонованого доступу, а також діагностика — стаття 6(1)(f) GDPR, а коли цього вимагає закон — стаття 6(1)(c) GDPR;
  • необов’язкова аналітика, поведінкова реклама, ремаркетинг і зберігання необов’язкових ідентифікаторів на пристрої — згода за статтею 6(1)(a) GDPR у зв’язку зі статтею 399 польського Закону про електронні комунікації (PKE);
  • прямий маркетинг власних послуг у дозволених межах — законний інтерес за статтею 6(1)(f) GDPR; e-mail, телефон або інший канал, для якого потрібна попередня згода, використовується лише після її отримання;
  • виконання запитів суб’єктів даних, розгляд скарг і підтвердження дотримання GDPR — статті 6(1)(c) і 6(1)(f) GDPR.

Якщо підставою є згода, її можна відкликати будь-коли без впливу на законність уже здійсненої обробки. Відкликання згоди не означає автоматичного видалення даних, які мають надалі зберігатися на іншій підставі, наприклад через податковий обов’язок або необхідність захисту вимог.

16.6. ONE PLUS CRM та електронне ведення справ

Для організації клієнтського обслуговування й ведення справ ONE PLUS може використовувати власні або надані підрядниками CRM-системи, зокрема рішення за адресою crm.one-plus.pl, а також інтеграції форм, електронної пошти, телефонії та керування завданнями. У CRM можуть зберігатися контактні дані, джерело запиту, послуга, якою цікавиться особа, відповідальний працівник, історія спілкування, погоджені дії, строки, статус справи, розрахункова інформація та документи, необхідні для виконання послуги.

Доступ до CRM і робочих панелей мають лише уповноважені особи в межах своїх обов’язків. З’єднання з crm.one-plus.pl захищене протоколом HTTPS. Заходи можуть включати ролі й дозволи, автентифікацію, реєстрацію важливих подій, резервне копіювання, мережевий захист, оновлення, обмеження сесій і процедури реагування на інциденти. Їхній обсяг визначається з урахуванням ризику та сучасного рівня техніки.

Жодна інформаційна система не гарантує абсолютного захисту від усіх загроз. Тому засоби безпеки періодично переглядаються й оновлюються, а залежно від ризику можуть проводитися тестування, оцінювання вразливостей або аудит. Інформація про аудит чи сертифікацію подається як факт лише за наявності актуального документа, який підтверджує їх обсяг і результат.

CRM допомагає працівникам організовувати роботу, але не ухвалює самостійно офіційних або юридично значущих рішень щодо клієнта. Рішення у справах перебування, працевлаштування, реєстрації та адміністративних процедур ухвалюють компетентні державні органи.

16.7. Особливі категорії даних і відомості про судимість

Для окремих справ можуть знадобитися відомості про здоров’я, інвалідність, походження, релігійні переконання, сімейне життя або інші дані особливих категорій. ONE PLUS обробляє їх лише за реальної необхідності та наявності підстави зі статті 9(2) GDPR, зокрема явної згоди, необхідності встановити, заявити чи захистити вимоги або іншої передбаченої законом підстави.

Відомості про обвинувальні вироки й правопорушення обробляються лише за умов статті 10 GDPR та спеціальних норм, наприклад коли вони мають значення для конкретного провадження, вимоги установи або співпраці з уповноваженим професійним представником. Просимо не надсилати такі дані, якщо вони не потрібні для справи.

16.8. Одержувачі даних

ONE PLUS не продає персональні дані. У необхідному обсязі їх можуть отримувати:

  • уповноважені працівники та співробітники ONE PLUS, зобов’язані зберігати конфіденційність;
  • постачальники хостингу, серверів, резервного копіювання, мережевого захисту, обслуговування сайту, CRM, пошти, телефонії, відеозв’язку та IT-підтримки;
  • постачальники аналітичних і рекламних інструментів — лише в обсязі, що відповідає налаштуванням згоди користувача;
  • платіжні оператори, банки, бухгалтерія, системи виставлення рахунків та інші учасники розрахунків;
  • адвокати, юридичні радники, нотаріуси, податкові консультанти, присяжні й звичайні перекладачі, кур’єри, страховики та інші спеціалісти, якщо їхня участь потрібна й погоджена;
  • роботодавці, контрагенти, представники та члени сім’ї — лише якщо це випливає з характеру справи, повноваження або правової підстави;
  • воєводські управління, управління праці, Прикордонна служба, ZUS, податкові органи, суди, поліція, прокуратура та інші установи, коли передавання передбачене законом, законною вимогою органу або необхідне для ведення справи.

Обробник діє за документованими дорученнями ONE PLUS і на підставі договору, передбаченого статтею 28 GDPR. Якщо одержувач сам визначає цілі та способи обробки, він може бути окремим адміністратором і виконує власні інформаційні обов’язки.

16.9. Передавання даних за межі ЄЕЗ

Деякі технологічні постачальники можуть обробляти дані в країнах поза Європейською економічною зоною або надавати віддалений доступ із такої країни. Передавання відбувається лише відповідно до глави V GDPR, зокрема на підставі рішення Європейської комісії про належний рівень захисту, стандартних договірних положень, обов’язкових корпоративних правил або спеціального винятку, передбаченого законом.

У разі застосування стандартних договірних положень ONE PLUS або відповідний постачальник оцінює обставини передавання та за потреби впроваджує додаткові заходи: шифрування, обмеження обсягу, контроль доступу або псевдонімізацію. Інформацію про механізм конкретного передавання можна отримати за адресою [email protected] з урахуванням комерційної таємниці та безпеки систем.

16.10. Строки зберігання

Дані зберігаються не довше, ніж потрібно для мети їх збирання, а потім — протягом строку, встановленого законом або виправданого захистом вимог. На практиці застосовуються такі критерії:

  • запит, що не завершився договором, — до завершення спілкування, а потім на строк, потрібний для підтвердження відповіді, оцінювання ризику й захисту від вимог; неактивні запити періодично переглядаються та видаляються або обмежуються;
  • дані клієнта й матеріали справи — під час надання послуги, а після її завершення протягом строку давності можливих вимог та обов’язкового зберігання бухгалтерських, податкових чи інших документів;
  • бухгалтерські й податкові документи — як правило, п’ять років, які обчислюються за відповідними нормами від кінця потрібного податкового або звітного року, якщо закон не вимагає довшого строку;
  • дані на підставі згоди — до її відкликання або припинення мети; обмежений доказ надання чи відкликання згоди може зберігатися для підтвердження дотримання вимог;
  • дані для прямого маркетингу на підставі законного інтересу — до дієвого заперечення або ранішого припинення мети;
  • налаштування cookie й необов’язкові ідентифікатори — до завершення строку конкретного файлу, зміни налаштувань, відкликання згоди або ручного видалення даних браузера;
  • технічні журнали та журнали безпеки — на період діагностики, забезпечення безперервності, виявлення зловживань і з’ясування інцидентів; строк може бути подовжений, якщо запис є доказом події чи вимоги;
  • резервні копії — до завершення циклу зберігання й безпечного перезапису; дані з копій не використовуються у звичайній роботі та відновлюються лише в разі аварії або інциденту.

Після завершення відповідного строку інформація видаляється, анонімізується або її подальше використання обмежується. Зберігання може бути подовжене для захисту вимог, перевірки, провадження, виконання юридичного обов’язку чи належної реалізації запиту суб’єкта даних.

16.11. Cookie, пам’ять браузера та подібні технології

ONE PLUS розрізняє необхідні та необов’язкові технології. Необхідні технології можуть працювати без згоди, якщо вони потрібні для передавання повідомлення, безпеки, збереження мови, роботи форми, запам’ятовування рішення про приватність або надання функції, прямо запитаної користувачем. Аналітика, реклама, ремаркетинг та інші необов’язкові технології запускаються лише після отримання необхідної згоди.

Керувати згодою можна в банері cookie та центрі приватності на сторінці Умов користування. Користувач може ввімкнути або вимкнути категорію повністю, а в доступному обсязі — окремий трекер чи плагін. Відмова не повинна обмежувати доступ до основного змісту, крім функції, якій об’єктивно необхідна конкретна технологія.

Відкликання згоди діє на майбутнє. Окремі файли можна видалити також у налаштуваннях браузера. Блокування всіх cookie може вплинути на мову, форми, сесію та інші технічні функції. ONE PLUS може застосовувати механізми керування згодою, зокрема Google Consent Mode, щоб повідомляти інструментам, що необов’язкове збереження або зчитування даних не дозволене.

16.12. Комерційна комунікація та маркетинг

Надсилання форми щодо конкретної послуги дає змогу відповісти на цей запит, але не означає автоматичної згоди на розсилку або не пов’язану з ним рекламу. Якщо закон вимагає згоди на використання електронної пошти, телефону, месенджера чи автоматизованої системи викликів для прямого маркетингу, така комунікація починається лише після її отримання.

Маркетингову згоду можна відкликати, а проти маркетингу на підставі законного інтересу — будь-коли заперечити. Після заперечення ONE PLUS може зберегти мінімальний запис у списку блокування, щоб не надсилати нові повідомлення на відповідну адресу або номер.

16.13. Профілювання, штучний інтелект та автоматизовані рішення

Технічні дані, джерело переходу або історія спілкування можуть використовуватися для впорядкування запитів, оцінювання ефективності сайту й точнішого добору змісту, якщо це дозволяють закон і налаштування згоди. ONE PLUS може застосовувати автоматизацію або інструменти зі штучним інтелектом для пошуку інформації, класифікації листування, підготовки робочого резюме або перевірки комплектності. Такі інструменти мають допоміжний характер.

ONE PLUS не ухвалює щодо користувача рішень, які створюють юридичні або подібні істотні наслідки, виключно автоматизованим способом у розумінні статті 22 GDPR. Виняток можливий лише після окремого чіткого повідомлення, за наявності правової підстави та передбачених законом гарантій, зокрема можливості втручання людини.

Конфіденційні документи не можна вводити до загальнодоступного AI-інструменту без затвердженої організаційної підстави, договору й оцінювання безпеки. Персонал зобов’язаний користуватися лише інструментами, дозволеними для відповідної категорії даних.

16.14. Заходи безпеки

ONE PLUS застосовує технічні й організаційні заходи, що відповідають ризику, обсягу та меті обробки. Вони можуть включати:

  • шифрування передавання HTTPS/TLS, захисні заголовки браузера, захист трафіку та форм;
  • індивідуальні облікові записи, керування ролями й доступ лише в межах службової необхідності;
  • автентифікацію, правила паролів, обмеження сесій і додаткові механізми там, де вони доступні та виправдані;
  • оновлення систем, моніторинг доступності й подій, захист від спаму, ботів, шкідливого трафіку та спроб незаконного доступу;
  • резервне копіювання, процедури відновлення, обмеження доступу до копій і контрольоване видалення;
  • договори обробки, зобов’язання конфіденційності, повноваження, навчання та правила роботи з документами;
  • періодичну перевірку прав доступу, постачальників, інтеграцій, ризиків і ефективності захисту;
  • мінімізацію даних, розділення середовищ і псевдонімізацію, коли це доречно для процесу.

З міркувань безпеки деталі конфігурації, місце резервних копій, механізми виявлення та відомості, здатні полегшити атаку, не публікуються. Користувач має захищати свій пристрій, пошту й дані входу та не надсилати конфіденційні документи каналом, справжність якого не перевірена.

16.15. Порушення захисту даних

Про ймовірну втрату даних, надсилання документа неправильному адресатові, захоплення облікового запису, розголошення пароля чи інший інцидент слід негайно повідомити на [email protected]. ONE PLUS оцінює масштаб події, можливі наслідки, кількість осіб, характер даних і доступні заходи зниження ризику.

Якщо порушення може створювати ризик для прав і свобод людей, адміністратор повідомляє про нього Голові UODO без невиправданої затримки, за можливості не пізніше 72 годин після виявлення, якщо не діє законний виняток. За високого ризику суб’єкти даних отримують повідомлення відповідно до статті 34 GDPR, крім випадків, коли застосовані заходи або інші правові обставини звільняють від такого обов’язку.

16.16. Права суб’єкта даних

Залежно від підстави та обставин особа має право:

  • отримати інформацію, доступ до даних та їх копію;
  • виправити неточні й доповнити неповні відомості;
  • вимагати видалення за умов статті 17 GDPR і за відсутності підстави для подальшого зберігання;
  • обмежити обробку у випадках статті 18 GDPR;
  • отримати й перенести дані, що автоматично обробляються на підставі згоди або договору, якщо це технічно можливо та не порушує прав інших осіб;
  • з причин, пов’язаних із конкретною ситуацією, заперечити проти обробки на підставі законного інтересу, а проти прямого маркетингу — будь-коли;
  • будь-коли відкликати згоду;
  • отримати інформацію про гарантії передавання за межі ЄЕЗ;
  • не підпорядковуватися рішенню, заснованому лише на автоматичній обробці та такому, що створює юридичні чи подібні істотні наслідки, крім передбачених законом випадків.

Запит можна надіслати на [email protected]. ONE PLUS відповідає без невиправданої затримки, як правило, протягом одного місяця. Через складність або кількість запитів строк може бути подовжений ще на два місяці; повідомлення про подовження та його причини надсилається протягом першого місяця.

Реалізація прав зазвичай безоплатна. Якщо запит явно необґрунтований або надмірний, особливо в разі регулярного повторення, адміністратор може стягнути розумну плату з урахуванням витрат або відмовити в дії відповідно до статті 12(5) GDPR. Перед наданням копії документації ONE PLUS може приховати дані інших осіб, охоронювані законом таємниці та відомості, розкриття яких порушило б чужі права.

16.17. Скарга до наглядового органу та судовий захист

Особа має право подати скаргу Голові польського Управління із захисту персональних даних — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl/, а також скористатися судовим захистом за GDPR і національним правом. Попереднє звернення до ONE PLUS не є обов’язковим, однак повідомлення на [email protected] може допомогти швидше розв’язати питання.

16.18. Добровільність та обов’язковість надання даних

Дані у формі надаються добровільно, але обов’язкові поля потрібні для відповіді або роботи вибраної функції. Під час укладення й виконання договору частина відомостей необхідна для ідентифікації, зв’язку, розрахунків і надання послуги. Відсутність потрібних даних чи документів може унеможливити договір, підготовку заяви, оцінювання ситуації або виконання юридичного обов’язку.

Якщо обсяг відомостей визначений законом або вимогами компетентного органу, ONE PLUS пояснює це в межах відповідної справи. Відмова від необов’язкових даних не повинна спричиняти негативних наслідків, не пов’язаних із метою, для якої їх пропонували.

16.19. Дані інших осіб, які передає клієнт

Клієнт, який передає відомості працівника, члена сім’ї, учасника компанії, представника чи іншої особи, повинен мати право на таке передавання, обмежити обсяг необхідним мінімумом і, якщо це потрібно, повідомити особу про передавання даних ONE PLUS. Не слід надсилати повний документ, що посвідчує особу, медичні дані або відомості про вироки, якщо мети можна досягти менш докладним документом чи знеособленим фрагментом.

ONE PLUS може попросити підтвердження повноваження, довіреності, відносин з особою або іншої підстави передавання. Якщо дані передані без підстави чи в надмірному обсязі, адміністратор може обмежити використання, повернути документ, видалити непотрібні елементи або відмовитися від дії.

16.20. Конфіденційність документів та участь спеціалістів

Усередині організації документи доступні за принципом службової необхідності. Особи, які беруть участь у справі, зобов’язані зберігати конфіденційність. Якщо потрібен адвокат, юридичний радник, нотаріус, податковий консультант або присяжний перекладач, такий спеціаліст може діяти за відповідними нормами й бути пов’язаний окремою професійною таємницею.

Співпраця з партнером не означає необмеженого доступу до всієї історії клієнта. Передається обсяг, необхідний для погодженої дії, якщо тільки клієнт не доручив ширше передавання або цього не вимагає закон.

16.21. Неповнолітні

Сайт не призначений для дітей як самостійних одержувачів послуг. Проте дані неповнолітньої особи можуть бути потрібні в сімейній, міграційній, громадянській справі або під час оформлення документів. У такому разі їх передають і обробляють за участю одного з батьків, опікуна чи іншої уповноваженої особи лише в обсязі, необхідному для справи та захисту інтересів дитини.

16.22. Соціальні мережі, месенджери та зовнішні сервіси

Спілкування через Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, TikTok, WhatsApp, Telegram, Viber, карти, платформу зустрічей або інший зовнішній сервіс регулюється також правилами його оператора. Оператор може бути окремим адміністратором і обробляти дані поза контролем ONE PLUS. Документи з великим обсягом даних варто передавати каналом, який вказав працівник ONE PLUS, а не у відкритому коментарі чи публічній групі.

16.23. Захист даних на етапі проєктування

Під час упровадження нової функції, форми, інтеграції або системи ONE PLUS враховує мінімізацію, обмеження мети, privacy by design і privacy by default. Якщо запланована обробка може створювати високий ризик, до запуску проводиться оцінювання ризику, а коли цього вимагає закон — оцінювання впливу на захист даних. Постачальники й обсяг прав доступу можуть повторно оцінюватися під час співпраці.

16.24. Зміни, версії та тлумачення Політики

Політика може оновлюватися через зміни законодавства, практики судів і органів, послуг, постачальників, CRM, засобів безпеки або cookie-технологій. Істотні зміни не мають зворотної дії так, щоб позбавляти особу вже набутих прав. Якщо потрібна нова згода, користувач отримає окремий запит; подальше користування сайтом не замінює активного вибору там, де його вимагає закон.

У разі розбіжностей між мовними версіями для конкретних відносин вирішальними залишаються імперативні норми та мова документів, погоджених із клієнтом. Переклади призначені для зрозумілого інформування й не обмежують прав, наданих GDPR.

16.25. Основні правові акти

Політика враховує, зокрема, Регламент Європейського парламенту і Ради (ЄС) 2016/679 (GDPR/RODO), польський Закон від 10 травня 2018 року про захист персональних даних, Закон від 12 липня 2024 року «Право електронних комунікацій» (Prawo komunikacji elektronicznej), Закон від 18 липня 2002 року про надання електронних послуг, а також застосовні цивільні, податкові, бухгалтерські й галузеві норми. Актуальні тексти доступні в базах EUR-Lex і ISAP.

17. ПРАКТИЧНІ ПРАВИЛА ОБРОБКИ ТА ЗАХИСТУ ДАНИХ ПІД ЧАС НАДАННЯ ПОСЛУГ

Цей розділ пояснює, як захист даних організований у щоденній роботі ONE PLUS. Конкретний набір операцій залежить від обраної послуги, змісту доручення, способу зв’язку та вимог польського органу або іншого учасника процедури. Відповідно до принципу підзвітності ONE PLUS визначає мету і правову підставу обробки, обмежує обсяг даних необхідним мінімумом, надає права доступу, документує суттєві дії та перевіряє, чи залишається подальше зберігання інформації обґрунтованим.

17.1. Як ONE PLUS захищає клієнта на практиці

Робота організовується так, щоб документ використовувався лише там, де він справді потрібний для виконання доручення. Залежно від виду справи це може включати:

  • визначення мети, правової підстави та необхідного обсягу даних до початку дій;
  • перевірку комплектності без вимагання документів, які не стосуються послуги;
  • розмежування доступу працівників, співробітників і залучених спеціалістів;
  • фіксацію статусу справи, строків, погоджених дій і важливого листування в CRM;
  • перевірку адресата перед відправленням документа та вибір каналу з урахуванням чутливості інформації;
  • перегляд прав доступу після зміни обов’язків або завершення співпраці;
  • періодичну оцінку постачальників, інтеграцій, строків зберігання та заходів безпеки;
  • реагування на запити суб’єктів даних, помилки, скарги та ймовірні інциденти.

Ці дії зменшують ризик, але не замінюють обережності клієнта. Клієнту слід передавати актуальні відомості, перевіряти реквізити адресата та не надсилати пароль, код авторизації або повну копію документа через неперевірений канал.

17.2. Роль ONE PLUS: адміністратор, обробник або окремий учасник процесу

У більшості відносин із клієнтом ONE PLUS самостійно визначає цілі та основні способи обробки даних, потрібних для відповіді на звернення, укладення і виконання договору, розрахунків, організації справи та захисту вимог, тому діє як адміністратор даних. В окремих проєктах для роботодавця або іншої організації ONE PLUS може виконувати чітко визначені операції за документованими вказівками клієнта і діяти як обробник у розумінні статті 28 GDPR. Якщо застосовується така модель, вона регулюється договором або угодою про доручення обробки.

Якщо ONE PLUS та інший суб’єкт спільно визначають цілі й істотні способи обробки, розподіл обов’язків встановлюється відповідно до статті 26 GDPR. Нотаріус, адвокат, юридичний радник, присяжний перекладач, банк, платіжний оператор або державний орган може бути самостійним адміністратором у межах своїх повноважень. Роль сторони визначається фактичними діями, а не лише назвою договору.

17.3. Дані працівників, кандидатів і представників роботодавця

Під час легалізації працевлаштування та супроводу роботодавців ONE PLUS може отримувати дані безпосередньо від іноземного працівника, кандидата, роботодавця або його уповноваженого представника. Роботодавець, який передає документи працівника, відповідає за наявність підстави для передачі, правильність даних і виконання власного інформаційного обов’язку. ONE PLUS використовує відомості для оцінки права на роботу й перебування, підготовки документів, контролю строків і комунікації з учасниками та органами, а не для самостійної оцінки професійних якостей, якщо це окремо не доручено і не має належної підстави.

Доступ роботодавця до інформації про справу працівника обмежується обсягом, що випливає із закону, договору, повноваження та мети співпраці. Особиста інформація, яка не стосується працевлаштування чи дорученої процедури, не розкривається роботодавцю лише тому, що він оплачує послугу. Так само працівнику не надаються внутрішні або комерційно захищені відомості роботодавця, які не потрібні для його справи.

17.4. Довіреності, представництво та листування з органами

Якщо клієнт видає довіреність, ONE PLUS або зазначений представник використовує дані лише в межах повноважень і дорученої процедури. Довіреність та офіційне листування можуть містити ідентифікаційні й контактні дані, номер справи, реквізити документа, підпис, адресу для кореспонденції та інші відомості, які вимагає закон або компетентний орган. Дані передаються до воєводського управління, управління праці, ZUS, податкового органу, суду, банку, нотаріальної контори або іншої установи лише в обсязі, необхідному для відповідної дії.

ONE PLUS не контролює законодавчі строки зберігання, офіційні реєстри й строки розгляду, встановлені державним органом або незалежним професійним учасником. Помилково надісланий документ, нову вимогу про доповнення або рішення потрібно якнайшвидше передати відповідальному спеціалісту, оскільки затримка з боку клієнта може вплинути на можливість своєчасної реакції.

17.5. Облікові записи, кабінет клієнта та ONE PLUS CRM

Користувачеві CRM або кабінету клієнта можуть бути призначені обліковий запис, ідентифікатор, роль та історія входів. ONE PLUS може реєструвати час автентифікації, зміну статусу, завантаження або отримання файлу й інші суттєві події, якщо це потрібно для безпеки, відновлення перебігу справи або вирішення спору. Журнали подій не використовуються для прихованого спостереження за приватним життям користувача.

Користувач повинен зберігати дані входу в таємниці, використовувати унікальний пароль, завершувати сеанс на спільному пристрої та негайно повідомляти про підозрілу активність. За обґрунтованої підозри захоплення акаунта, зловживання або загрози даним інших осіб ONE PLUS може тимчасово обмежити доступ, завершити активні сеанси, вимагати додаткову перевірку або заблокувати функцію.

17.6. SMS-повідомлення та сервіс SMSAPI

Для організаційних повідомлень ONE PLUS може використовувати сервіс SMSAPI, який надає LINK Mobility Poland Sp. z o.o. У такому разі постачальнику передаються дані, необхідні для доставки: насамперед номер телефону, текст повідомлення, технічний ідентифікатор, час відправлення та статус доставки. Повідомлення може стосуватися запису, нового документа, зміни статусу, строку відповіді або необхідності зв’язатися з компанією.

ONE PLUS обмежує зміст SMS необхідною інформацією та зазвичай не включає повний номер документа, медичні дані, подробиці сімейної ситуації чи інші надмірні відомості. Повідомлення може містити коротке сповіщення і прохання увійти до захищеного кабінету або зв’язатися з відповідальним спеціалістом. Дані про відправлення і доставку можуть зберігатися як підтвердження комунікації та виконання погодженої дії. Додаткові правила наведено в політиці конфіденційності SMSAPI.

Сервісне повідомлення, необхідне для виконання договору або безпеки, відрізняється від маркетингу. Рекламне SMS надсилається лише за наявності потрібної правової підстави та згоди на відповідний канал. Відмова від маркетингу не блокує повідомлення, без яких неможливо виконати замовлену послугу або повідомити про важливу подію у справі.

17.7. Платежі через SumUp та інші платіжні канали

Якщо клієнт сплачує через SumUp, термінал, платіжне посилання або інший зовнішній інтерфейс, платіжний оператор обробляє дані, потрібні для авторизації, протидії шахрайству, розрахунку та виконання вимог фінансового законодавства. У відповідному обсязі SumUp діє як окремий адміністратор даних. Актуальні правила доступні в політиці конфіденційності SumUp.

ONE PLUS зазвичай отримує лише дані, необхідні для співвіднесення оплати із замовленням: позначення платника, суму, дату, валюту, ідентифікатор і статус транзакції та обмежені дані підтвердження. ONE PLUS не просить надсилати електронною поштою повний номер картки, CVC/CVV, PIN або пароль до банківського застосунку. Розрахункові дані можуть зберігатися разом із рахунком, договором і підтвердженням оплати протягом строків, установлених податковими, бухгалтерськими та цивільними нормами.

17.8. Телефон, відеозустрічі, електронна пошта та месенджери

Зміст розмови або зустрічі може бути відображений у робочій нотатці, якщо це потрібно для підтвердження доручення, підготовки документів або контролю наступних дій. ONE PLUS не здійснює прихований аудіо- чи відеозапис. Якщо запис планується, учасник заздалегідь отримає інформацію про мету, підставу, строк зберігання та можливість відмовитися, якщо характер послуги це допускає.

Електронна пошта й популярні месенджери не завжди підходять для надсилання повного паспорта, медичного документа або великого архіву. Працівник може попросити використати CRM, захищену форму чи інший погоджений спосіб. Повідомлення в соціальній мережі або месенджері можуть додатково оброблятися оператором відповідної платформи за його власними правилами.

17.9. Сканування, OCR, переклад і підготовка електронних документів

Для підготовки справи документ може бути відсканований, перетворений у PDF, розпізнаний за допомогою OCR, перекладений, об’єднаний, розділений, зменшений або технічно перевірений. Такі операції не змінюють мету обробки і виконуються лише для підготовки, подання, перекладу, архівування чи перевірки комплектності документа. Перед передачею конфіденційного матеріалу зовнішньому інструменту ONE PLUS оцінює роль постачальника, обсяг даних та умови використання.

Автоматичне розпізнавання і машинний переклад можуть містити помилки. Документ, що має юридичне значення, повинен бути перевірений людиною, а коли закон вимагає офіційного перекладу — переданий присяжному перекладачу. Робоча копія не замінює оригінал і сама по собі не підтверджує справжність документа.

17.10. Перевірка особи, повноважень і протидія зловживанням

Щоб не розкрити справу сторонній особі, ONE PLUS може попросити підтвердити особу, адресу електронної пошти, номер телефону, повноваження представника або відому учаснику інформацію про справу. Спосіб перевірки має бути пропорційним ризику. Повна копія посвідчення не вимагається, якщо достатньо показати оригінал без збереження, закрити непотрібні поля, підтвердити окремий реквізит або використати інший менш втручальний метод.

За наявності ознак підробки, спроби отримати чужі дані, незаконної вказівки, фішингу, несанкціонованої оплати або використання сервісу всупереч закону ONE PLUS може зупинити дію, зберегти необхідний матеріал як доказ, запросити пояснення та, якщо існує юридичний обов’язок або належна вимога, передати відомості компетентному органу.

17.11. Точність даних, версії документів і виправлення помилок

Клієнт повинен повідомляти про зміну паспорта, адреси, прізвища, роботодавця, підстави перебування, контактних даних та інших обставин, здатних вплинути на справу. ONE PLUS може порівнювати надані відомості з актуальним документом або офіційним реєстром, позначати дату отримання версії та просити пояснити розбіжність. Попередня версія може зберігатися, якщо вона потрібна для розуміння історії справи, виконання вимоги органу або захисту від претензії.

Виправлення інформації в CRM не завжди автоматично змінює документ, уже переданий державному органу, платіжному оператору або іншому самостійному адміністратору. Якщо це входить до погодженого обсягу послуги, ONE PLUS допомагає визначити, кого і в який спосіб потрібно повідомити про зміну.

17.12. Вибір постачальників і контроль обробників

До доручення обробки постачальнику ONE PLUS враховує характер послуги, категорії даних, місце обробки, доступ субпідрядників, доступні заходи безпеки та можливість реалізації прав суб’єктів. Договір з обробником повинен охоплювати вимоги статті 28 GDPR, зокрема конфіденційність, безпеку, допомогу під час запитів та інцидентів, правила залучення субобробників і повернення або видалення даних після завершення послуги.

Перелік технологічних постачальників може змінюватися з розвитком сервісу. Зміна постачальника не дозволяє використовувати дані для несумісної мети. Якщо нова модель обробки істотно впливає на людину, ONE PLUS оновлює інформацію, оцінює ризик і, коли це потрібно, отримує нову згоду або надає можливість заперечити.

17.13. Доступ персоналу та припинення повноважень

Доступ надається не до всіх даних компанії, а до функцій і справ, необхідних конкретній особі. Обсяг може залежати від ролі, етапу справи та виду послуги. Уповноважена особа повинна використовувати дані лише зі службовою метою, дотримуватися конфіденційності, захищати пристрій і повідомляти про помилку чи підозрілу подію.

Після зміни посади, тривалої відсутності або завершення співпраці права переглядаються, обмежуються чи закриваються. Робочі матеріали мають бути повернені до контрольованої системи; їх зберігання в особистій пошті, приватній хмарі або на недозволеному носії не допускається.

17.14. Завершення справи, повернення документів і контрольоване видалення

Після виконання послуги ONE PLUS може передати клієнту результат і оригінали погодженим способом, закрити активні завдання та обмежити поточний доступ до архіву. Не вся інформація видаляється негайно. Договори, рахунки, підтвердження дій, істотне листування та матеріали, потрібні для юридичного обов’язку або захисту вимог, зберігаються на відповідній підставі.

Дані, які більше не потрібні та не підлягають обов’язковому зберіганню, видаляються, знеособлюються або відокремлюються від поточної роботи. Видалення з резервної копії може відбутися під час її планового перезапису. До цього копія захищається і не використовується для нових цілей; після відновлення системи раніше видалені записи повторно виключаються відповідно до технічно доступної процедури.

17.15. Як розглядається запит про доступ, виправлення або видалення

Після отримання запиту ONE PLUS реєструє його, визначає особу та потрібну дію, шукає дані у пов’язаних системах, перевіряє підстави подальшого зберігання і права інших осіб. Відповідь може містити пояснення, копію даних, відомості про одержувачів, виправлення, обмеження, видалення або вмотивовану відмову в частині, де відповідне право не застосовується.

ONE PLUS не вимагає автоматично повну копію паспорта для кожного запиту. Спосіб перевірки залежить від ризику розкриття: підтвердження з відомої адреси, контрольне запитання, пред’явлення документа без збереження копії або інший розумний метод. Якщо запит охоплює дуже великий обсяг, адміністратор може попросити уточнити період, послугу чи канал, не обмежуючи саме право доступу.

17.16. Скарги, вимоги та збереження доказів

У разі спору, скарги, повернення платежу, перевірки, претензії або провадження ONE PLUS може обмежити видалення даних, пов’язаних із подією, і зберегти їх на строк, необхідний для встановлення фактів, пред’явлення, захисту чи виконання вимог. Це може стосуватися договору, довіреності, підтвердження оплати, листування, історії статусів, згод, журналів доступу та доказів відправлення документа.

Таке зберігання не означає вільного використання архіву з іншою метою. Доступ обмежується особами, які беруть участь у розгляді питання, а після припинення підстави дані видаляються або повертаються до звичайного строку зберігання.

17.17. Дані не продаються і не використовуються повторно без підстави

ONE PLUS не продає бази клієнтів, копії документів, номери телефонів, адреси електронної пошти чи історію справ. Дані, отримані для консультації або виконання послуги, не передаються третій стороні для її власної реклами лише тому, що людина звернулася до ONE PLUS. Публікація відгуку, фотографії, опису справи або результату клієнта потребує окремої правової підстави і, коли необхідно, згоди.

Знеособлені або агреговані показники можуть використовуватися для планування навантаження, оцінки якості й розвитку послуг, якщо результат не дозволяє розумними засобами визначити конкретну особу. До ефективного знеособлення доступ до вихідних даних залишається обробкою персональних даних і захищається за загальними правилами.

17.18. Безперервність роботи та зміна інформаційних систем

Під час оновлення CRM, перенесення хостингу, заміни постачальника або відновлення після збою ONE PLUS планує процес так, щоб зберегти конфіденційність, цілісність і доступність даних. За можливості перевіряються обсяг міграції, права доступу, резервна копія, журнали помилок і видалення тимчасових копій. Технічні роботи можуть тимчасово обмежити доступ до кабінету, але не змінюють правову мету обробки.

Якщо припинення роботи конкретного сервісу впливає на доступ користувача до даних або можливість завершити доручення, ONE PLUS вживає розумних заходів для відновлення, експорту, безпечної передачі чи надання альтернативного каналу. Непередбачений збій сам по собі не позбавляє клієнта права отримати інформацію про свої дані.

17.19. Відповідальне передавання документів клієнтом

Перед відправленням документа клієнту слід переконатися, що адресат справді представляє ONE PLUS, тема і номер справи правильні, а вкладення відповідає запиту. Якщо документ містить дані кількох осіб, потрібно перевірити наявність підстави для їх передачі. Не слід надсилати весь архів, якщо для виконання дії достатньо однієї сторінки або конкретного реквізиту.

Якщо клієнт випадково надіслав неправильний файл, використав помилкову адресу або розкрив дані входу, потрібно негайно повідомити [email protected] або відповідального спеціаліста. Швидке повідомлення дає змогу спробувати відкликати лист, обмежити доступ, замінити посилання, скинути облікові дані та оцінити ризик.

17.20. Співвідношення Політики, договору та спеціального повідомлення

Ця Політика описує загальну модель обробки. Для окремої форми, проєкту роботодавця, кабінету клієнта, рекламної акції, запису, набору персоналу або нової цифрової функції ONE PLUS може надати спеціальніше інформаційне повідомлення. Воно уточнює цілі, категорії даних, одержувачів і строки відповідного процесу та застосовується разом із цією Політикою.

Договір може встановлювати організаційні обов’язки сторін, але не позбавляє людину прав, гарантованих GDPR та обов’язковими нормами польського і європейського права. Жодне положення Політики не є обіцянкою абсолютної технічної безпеки. Обов’язок ONE PLUS полягає у застосуванні заходів, відповідних ризику, реагуванні на події та здатності підтвердити прийняті рішення. Запитання про конкретну операцію можна надіслати на [email protected].