Legalizacja pracowników zagranicznych w Polsce: co jest ważne dla pracodawcy
Legalne zatrudnienie cudzoziemca nie rozpoczyna się od wypełnienia jednego wniosku. Przed pierwszym dniem roboczym należy porównać status pobytowy kandydata, jego dostęp do rynku pracy, przyszłe stanowisko, miejsce pracy, wynagrodzenie oraz rodzaj umowy. Jeżeli choć jeden element nie będzie odpowiadał dokumentowi, problem może pojawić się już po rozpoczęciu pracy – w trakcie weryfikacji, zmiany warunków czy przedłużenia legalnego pobytu.
Materiał został przygotowany z myślą o pracodawcach. Wyjaśnia ogólną procedurę, ale ostateczną procedurę ustala się po sprawdzeniu dokumentów konkretnego pracownika i obowiązujących zasad.
Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców na terenie Wrocławia i całej Polski
Wniosek „legalizacja pracownika zagranicznego” może oznaczać różne zadania: podstawowe zezwolenie na pracę w Polsce, kontynuację zatrudnienia, zgłoszenie, oświadczenie o powierzeniu pracy, sprawdzenie, czy obowiązuje zwolnienie lub przygotowanie dokumentów do zezwolenia na pobyt. Dlatego przed złożeniem wniosku dowiadujemy się nie tylko obywatelstwa, ale także historii zamieszkania, poprzednich dokumentów, przyszłego stanowiska, wysokości wynagrodzenia oraz terminu, w którym dana osoba powinna rozpocząć obowiązki.
Biuro ONE PLUS zlokalizowane jest we Wrocławiu, jednak wsparcie dla pracodawców nie ogranicza się tylko do Dolnego Śląska. Dokumenty i statusy dla wielu postępowań można koordynować zdalnie, a sposób ich złożenia zależy od konkretnej instytucji i rodzaju sprawy. Firma otrzymuje jedną listę niezbędnych danych, osób odpowiedzialnych i kolejnych kroków – niezależnie od tego, czy pracownik znajduje się we Wrocławiu, Warszawie, Krakowie czy innym mieście w Polsce.
Najpierw sprawdzamy prawo pobytu i pracy
Dla obywateli państw trzecich legalny wjazd lub pobyt w Polsce nie zawsze oznacza automatyczne prawo do pracy. Pracodawca musi ustalić, czy dana osoba wymaga dokumentu zezwolenia na pracę, zarejestrowanego oświadczenia, zawiadomienia lub zwolnienia. Następnie należy porównać faktyczne warunki pracy z treścią dokumentu: ważne są pracodawca, stanowisko, wysokość wynagrodzenia, godziny pracy i miejsce wykonywania obowiązków.
Zanim pracownik zostanie dopuszczony do pracy, sprawdzamy oryginały dokumentów i okres ich ważności. Umowa zawierana jest w formie pisemnej, a pracownik nieznający języka polskiego musi otrzymać zrozumiałą dla niego wersję warunków. Jeśli firma dopiero tworzy proces zatrudniania obcokrajowców, warto zacząć od audytu legalności zatrudnienia, zamiast poprawiać ten sam błąd w dziesiątkach akt osobowych.
Jakie dokumenty przygotowuje pracodawca?
Zestaw dokumentów zależy od podstawy pracy, ale pracodawca prawie zawsze musi potwierdzić swoje dane rejestracyjne i faktyczne warunki zatrudnienia. Ważne jest, aby z wyprzedzeniem uzgodnić stanowisko, zakres obowiązków, wynagrodzenie, godziny pracy, miejsce wykonywania pracy i rodzaj umowy. Jeżeli informacje we wniosku, umowie i rzeczywistej pracy różnią się, nawet prawidłowo otrzymany dokument może nie pokryć ryzyka firmy.
Do złożenia wniosku może być potrzebne także pełnomocnictwo, potwierdzenie uiszczenia opłaty, załączniki dotyczące pracodawcy, projekt umowy lub dodatkowe informacje o działalności firmy. Tworzymy listę pod konkretną procedurę i wyjaśniamy, co przygotowują HR, księgowość, menadżer i sam kandydat. W sprawach rozpatrywanych przez wojewodę można oddzielnie zamówić wojewódzkie zezwolenie na pracę wraz z przygotowaniem wniosku i prowadzeniem korespondencji.
Zezwolenie na pracę i karta pobytu rozwiązują różne problemy
Zezwolenie na pracę cudzoziemca odnosi się do możliwości wykonywania pracy na określonych warunkach. Za legalność pobytu danej osoby w Polsce odpowiada dokument potwierdzający pobyt. W niektórych sytuacjach pracownik ubiega się o jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, ale nawet wtedy pracodawca musi przygotować swoją część dokumentów w odpowiednim czasie i potwierdzić faktyczne warunki zatrudnienia.
Nie można zakładać, że samo złożenie wniosku o kartę pobytu zawsze pozwala na kontynuację lub rozpoczęcie pracy. Odpowiedź zależy od dotychczasowej podstawy, daty i kompletności zgłoszenia, obywatelstwa, treści ważnych dokumentów i ewentualnego zwolnienia. W przypadku pracowników, którzy swój pobyt wiążą z zatrudnieniem, odrębnie dołączamy kartę pobytu na podstawie pracy i koordynujemy działania obu stron.
Zmiany po zatrudnieniu również wymagają kontroli
Ryzyko nie kończy się z chwilą uzyskania pozwolenia. Awans, przeniesienie na inne stanowisko, zmiana wynagrodzenia, godzin pracy, miejsca pracy lub pracodawcy mogą wymagać przedstawienia nowego dokumentu, zmiany zezwolenia lub powiadomienia właściwego urzędu. Dlatego dla HR ważne jest sprawdzenie zmian przed podpisaniem aneksu do umowy, a nie po rozpoczęciu przez pracownika pracy w nowych warunkach.
Dla firmy posiadającej kilku obcokrajowców tworzymy prosty rejestr: podstawy pobytu i pracy, okresu ważności dokumentów, warunków zezwolenia, ważnych pism, najbliższej czynności i osoby odpowiedzialnej. Procedura ta stanowi uzupełnienie procesu kadrowo-płacowego. W razie potrzeby można go powiązać z usługami księgowymi firmy i ogólnym planem rozwoju biznesu w Polsce.
Legalizacja pracowników z Ukrainy i innych krajów
Zatrudniając obywateli Ukrainy, pracodawcy często opierają się na uproszczonej procedurze, ale sama informacja o obywatelstwie nie wystarczy. Należy sprawdzić aktualny status pobytu, datę wjazdu, aktualne dokumenty oraz czy firma wypełniła obowiązki określone dla wybranej podstawy. Jeżeli status pracownika uległ zmianie, dotychczasowe postępowanie może nie być już właściwe.
W przypadku obywateli innych krajów procedura również wygląda inaczej: w jednej sytuacji wystarczy oświadczenie o powierzeniu pracy, w innej wymagane jest zezwolenie, a czasem dana osoba ma swobodny dostęp do rynku pracy. Nie wyciągamy wniosków na podstawie szablonu. W pierwszej kolejności sprawdzamy dokumenty, a dopiero potem proponujemy zarejestrowanie cudzoziemca do pracy, kontynuację zatrudnienia lub skorygowanie stwierdzonych nieprawidłowości.
Warunki, koszty i obowiązki stron
Czasu legalizacji pracownika nie można rzetelnie określić wyłącznie na podstawie nazwy usługi. Zależy to od rodzaju postępowania, kompletności dokumentów, regionu, aktualnego obciążenia instytucji oraz tego, jak szybko pracodawca i pracownik dostarczają uzupełnienia. Podczas konsultacji oddzielamy etapy, którymi możemy sterować, od oczekiwania na decyzję organu administracji. Jeżeli sprawa została już wniesiona i przez długi czas nie zmienia swojego statusu, najpierw analizujemy chronologię, a następnie oceniamy dopuszczalne sposoby przyspieszenia sprawy wojewódzkiej.
Koszt zależy od zakresu zlecenia: jedno zezwolenie, pakiet pracowniczy, audyt kadrowy lub bieżące wsparcie kadrowe. Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy zakres prac, cenę usługi oraz koszty zewnętrzne. Pracodawca rozumie, za co odpowiada ONE PLUS, jakie dane udostępnia firma, co musi zrobić pracownik i jakie decyzje pozostają w gestii instytucji.
Co firma zyskuje dzięki wsparciu ONE PLUS?
Zaczynamy od faktów: kto już pracuje, kogo firma dopiero planuje zatrudnić, jakie dokumenty są dostępne i co zmieniło się od czasu ich wystawienia. Następnie dzielimy sprawy na pilne, wymagające uzupełnień i zaplanowane. Dla każdego pracownika pracodawca otrzymuje listę dokumentów, sekwencję działań oraz wyjaśnienie, które etapy zależą od ONE PLUS, firmy, pracownika czy organu administracji.
Z biura we Wrocławiu obsługujemy pracodawców z całej Polski. Możesz powierzyć nam jedną sprawę, pakiet pracowników lub stałe wsparcie kadrowe. Nie obiecujemy decyzji instytucji w terminie od nas niezależnym, ale pomagamy eliminować błędy pracodawcy, terminowo reagować na wnioski i dbać o aktualność dokumentów. Możesz zacząć od konsultacji z pracodawcą lub audytu istniejącego procesu.
4,7
