Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności? KRK 2026

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności w Polsce?

Zaświadczenie o niekaralności może być potrzebne przy podejmowaniu pracy, wyjeździe za granicę, ubieganiu się o wizę, uzyskiwaniu licencji zawodowej lub składaniu dokumentów w zagranicznym urzędzie.

Dokument wydaje Krajowy Rejestr Karny, czyli KRK. Można go uzyskać osobiście, przez internet, pocztą albo przez pełnomocnika. Wybór odpowiedniej formy zależy przede wszystkim od tego, gdzie zaświadczenie będzie składane.

W tym poradniku wyjaśniamy, jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności w Polsce, ile kosztuje jego wydanie, jak długo trwa cała procedura oraz kiedy potrzebne są apostille i tłumaczenie.

Czym jest zaświadczenie z KRK?

Zaświadczenie o niekaralności to powszechnie używana nazwa informacji o osobie wydawanej przez Krajowy Rejestr Karny.

Dokument pokazuje, czy w dniu jego wystawienia w KRK znajdują się informacje dotyczące wskazanej osoby. Jeżeli osoba nie figuruje w rejestrze, na zaświadczeniu pojawia się odpowiednia adnotacja.

KRK gromadzi między innymi informacje o osobach prawomocnie skazanych, tymczasowo aresztowanych oraz poszukiwanych listem gończym. Dane są usuwane z rejestru po spełnieniu warunków określonych w przepisach, na przykład po zatarciu skazania.

Określenia „zaświadczenie o niekaralności”, „informacja o osobie z KRK” oraz „zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego” zazwyczaj odnoszą się do tego samego dokumentu.

W zagranicznych procedurach można spotkać również określenia Police Clearance Certificate, PCC lub Criminal Record Certificate.

Kiedy potrzebne jest zaświadczenie?

Dokument z KRK może być wymagany:

• przy zatrudnieniu w szkole, przedszkolu lub placówce opiekuńczej;
• przy pracy z dziećmi i młodzieżą;
• przy wykonywaniu niektórych zawodów regulowanych;
• podczas ubiegania się o licencję lub zezwolenie;
• przy podejmowaniu pracy w Polsce lub za granicą;
• przy składaniu wniosku wizowego lub imigracyjnego;
• w postępowaniu adopcyjnym;
• przy udziale w niektórych przetargach;
• podczas zawierania umów z instytucjami publicznymi;
• gdy zagraniczny urząd lub pracodawca wymaga potwierdzenia niekaralności z Polski.

Zaświadczenie z KRK nie jest obowiązkowym załącznikiem do każdego wniosku o kartę pobytu lub obywatelstwo. Może jednak być potrzebne w konkretnej sprawie, jeżeli wymagają go przepisy albo urząd prowadzący postępowanie.

Jak uzyskać zaświadczenie?

Dokument można otrzymać osobiście, przez internet, pocztą albo za pośrednictwem pełnomocnika. Każdy z tych sposobów ma inne wymagania.

Osobiście w punkcie KRK

Wniosek można złożyć w Biurze Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego w Warszawie albo w jednym z Punktów Informacyjnych KRK działających przy sądach powszechnych.

Należy wypełnić formularz „Zapytanie o udzielenie informacji o osobie”, wnieść opłatę i okazać dokument tożsamości ze zdjęciem.

Opłata urzędowa za papierowe zaświadczenie wynosi 30 zł. Dokument jest zazwyczaj wydawany od ręki. Jeżeli konieczne będzie dodatkowe sprawdzenie danych, czas oczekiwania może się wydłużyć.

W przypadku obywateli innych państw Unii Europejskiej uzyskanie informacji może potrwać do 20 dni roboczych. Wynika to z konieczności sprawdzenia danych również w państwie obywatelstwa.

Przez internet w e-KRK

Elektroniczne zaświadczenie można zamówić przez platformę e-KRK. Do podpisania wniosku potrzebny jest Profil Zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Opłata za elektroniczną informację o osobie wynosi 20 zł. Wnioski są realizowane w terminie do siedmiu dni, licząc od dnia następującego po dniu złożenia.

Dokument jest wydawany jako plik XML podpisany certyfikowanym podpisem pracownika KRK. Nie wymaga dodatkowej pieczęci urzędowej.

Należy jednak pamiętać, że wydruk pliku XML nie jest dokumentem. Zaświadczenie zachowuje moc prawną wyłącznie w swojej oryginalnej formie elektronicznej.

Przed skorzystaniem z e-KRK warto zapytać odbiorcę, czy przyjmie dokument w formacie XML. Zagraniczni pracodawcy, konsulaty i urzędy imigracyjne często wymagają papierowego oryginału.

Pocztą

Podpisany wniosek można wysłać do Biura Informacyjnego KRK w Warszawie albo do wybranego Punktu Informacyjnego KRK.

Do formularza należy dołączyć potwierdzenie wniesienia opłaty w wysokości 30 zł. Wniosek musi być kompletny, czytelny i własnoręcznie podpisany.

Do czasu rozpatrzenia sprawy trzeba doliczyć czas potrzebny na dostarczenie dokumentów i odesłanie gotowego zaświadczenia.

Przez pełnomocnika

Wniosek może złożyć także pełnomocnik. Nie musi nim być adwokat ani radca prawny. Pełnomocnikiem może zostać każda osoba fizyczna mająca zdolność do czynności prawnych.

Pełnomocnictwo powinno zawierać:

• dane osoby udzielającej pełnomocnictwa;
• dane pełnomocnika;
• zakres upoważnienia;
• miejsce i datę sporządzenia;
• własnoręczny podpis mocodawcy.

Do wniosku należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa albo jego urzędowo poświadczony odpis. Zwykły skan nie jest akceptowany.

Standardowa opłata skarbowa za pełnomocnictwo wynosi 17 zł. W niektórych przypadkach, między innymi przy pełnomocnictwie udzielonym najbliższemu członkowi rodziny, opłata nie jest pobierana.

To wygodne rozwiązanie dla osób, które mieszkają za granicą albo nie mogą osobiście udać się do punktu KRK.

Jakie dane są potrzebne?

We wniosku należy podać między innymi:

• imię lub wszystkie imiona;
• nazwisko;
• nazwisko rodowe;
• imiona rodziców;
• nazwisko rodowe matki;
• datę i miejsce urodzenia;
• obywatelstwo;
• numer PESEL, jeżeli został nadany;
• adres do korespondencji.

Dane powinny być zgodne z dokumentem tożsamości. Błąd w nazwisku, dacie urodzenia lub danych rodziców może utrudnić identyfikację i wydłużyć czas oczekiwania.

Zaświadczenie z innego kraju

Polskie zaświadczenie z KRK dotyczy informacji znajdujących się w polskim rejestrze. Nie zastępuje automatycznie dokumentu z kraju obywatelstwa ani z państwa, w którym dana osoba wcześniej mieszkała.

Jeżeli urząd, konsulat lub pracodawca chce sprawdzić całą historię pobytu, może poprosić o osobne zaświadczenia z kilku krajów.

Dokument wydany za granicą może wymagać:

• apostille lub legalizacji;
• tłumaczenia na język polski;
• tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego;
• zachowania określonego terminu od daty wydania.

Przed zamówieniem dokumentów najlepiej poprosić instytucję o dokładną listę wymagań. Pozwoli to uniknąć ponownego składania wniosku i dodatkowych kosztów.

Czy potrzebne jest apostille?

Jeżeli polskie zaświadczenie ma być używane za granicą, może być potrzebne apostille.

Apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci na dokumencie urzędowym. W Polsce wydaje je Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Nie oznacza to jednak, że apostille jest wymagane w każdej sprawie. Wszystko zależy od kraju, rodzaju postępowania oraz zasad obowiązujących w instytucji, która ma otrzymać dokument.

W niektórych postępowaniach prowadzonych na terenie Unii Europejskiej dokument może być zwolniony z obowiązku uzyskania apostille.

Przed rozpoczęciem procedury warto ustalić:

• czy odbiorca przyjmie dokument elektroniczny;
• czy potrzebny jest papierowy oryginał;
• czy wymagane jest apostille;
• czy dokument trzeba przetłumaczyć;
• jaki rodzaj tłumaczenia zostanie zaakceptowany.

ONE PLUS pomaga uzyskać zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego oraz organizuje apostille, tłumaczenie i wysyłkę gotowych dokumentów.

Jak długo ważne jest zaświadczenie?

Przepisy dotyczące Krajowego Rejestru Karnego nie określają jednego terminu ważności zaświadczenia.

Dokument potwierdza stan rejestru na dzień jego wydania. To pracodawca, urząd lub inna instytucja decyduje, jak aktualne powinno być zaświadczenie.

W praktyce często wymagany jest dokument wystawiony nie wcześniej niż miesiąc lub trzy miesiące przed złożeniem. Nie jest to jednak ogólna zasada wynikająca z przepisów o KRK.

Najlepiej zamówić zaświadczenie po sprawdzeniu wymagań odbiorcy i przygotowaniu pozostałych dokumentów.

Jak długo trwa uzyskanie dokumentu?

W standardowej sprawie ONE PLUS uzyskuje zaświadczenie o niekaralności z KRK w ciągu 1 dnia roboczego.

Jeżeli dokument ma być używany za granicą i wymaga apostille, przygotowanie całego kompletu zajmuje zwykle od 8 do 12 dni roboczych.

Tłumaczenie przysięgłe wykonujemy zazwyczaj w ciągu 1–2 dni roboczych.

Gotowe dokumenty wysyłamy kurierem do dowolnego kraju. Międzynarodowa dostawa trwa zwykle od 2 do 4 dni roboczych.

Podane terminy dotyczą standardowych spraw i są liczone od momentu otrzymania kompletnych danych oraz wymaganych dokumentów. Czas realizacji może się wydłużyć, jeżeli KRK musi przeprowadzić dodatkową weryfikację, na przykład w przypadku obywatela innego państwa Unii Europejskiej.

Koszty i terminy

Działamy możliwie szybko, a jednocześnie dbamy o pełną zgodność całej procedury z obowiązującymi przepisami.

Przed rozpoczęciem zlecenia klient otrzymuje jasną informację o zakresie usługi, kosztach, potrzebnych dokumentach i przewidywanym terminie. Wszystkie warunki są ustalane z wyprzedzeniem — bez ukrytych opłat.

Jak wygląda obsługa w ONE PLUS?

ONE PLUS pomaga klientom w Polsce i za granicą uzyskać zaświadczenie o niekaralności z KRK bez konieczności samodzielnego załatwiania wszystkich formalności.

Ustalamy wymagania

Najpierw sprawdzamy, gdzie dokument będzie składany i w jakiej formie powinien zostać wydany. Ustalamy również, czy potrzebne są apostille, tłumaczenie i wysyłka za granicę.

Przygotowujemy dokumenty

Przekazujemy listę potrzebnych danych oraz przygotowujemy wniosek i pełnomocnictwo. Przed rozpoczęciem zlecenia klient otrzymuje jasne informacje o kosztach i terminie realizacji.

Uzyskujemy zaświadczenie

W standardowej sprawie papierowe zaświadczenie o niekaralności uzyskujemy w ciągu 1 dnia roboczego.

Jeżeli KRK musi przeprowadzić dodatkową weryfikację, termin może się wydłużyć. Informujemy o tym klienta na każdym etapie sprawy.

Organizujemy apostille

Jeżeli dokument będzie używany za granicą, przekazujemy go do procedury uzyskania apostille.

Przygotowanie kompletu obejmującego zaświadczenie z KRK i apostille trwa zwykle od 8 do 12 dni roboczych.

Zamawiamy tłumaczenie

W razie potrzeby organizujemy tłumaczenie przysięgłe na wymagany język. Standardowy czas realizacji wynosi od 1 do 2 dni roboczych.

Wysyłamy dokumenty

Gotowy komplet można odebrać osobiście w naszym biurze we Wrocławiu albo zamówić dostawę kurierem.

Dokumenty wysyłamy na terenie Polski i do innych krajów. Międzynarodowa dostawa trwa zwykle od 2 do 4 dni roboczych. Po nadaniu przesyłki klient otrzymuje numer umożliwiający jej śledzenie.

Po odebraniu dokumentu możemy również od razu przesłać jego skan pocztą elektroniczną.

Jak odebrać dokument?

Gotowe zaświadczenie można otrzymać na jeden z trzech sposobów:

• osobiście w biurze ONE PLUS przy ul. Piłsudskiego 43 we Wrocławiu;
• pocztą elektroniczną w formie skanu;
• przesyłką kurierską na adres w Polsce lub za granicą.

Skan pozwala wcześniej sprawdzić dokument i rozpocząć przygotowanie dalszej procedury. W większości oficjalnych spraw nadal trzeba jednak przedstawić papierowy oryginał.

Najczęstsze błędy

Problemy najczęściej wynikają z:

• wybrania niewłaściwej formy dokumentu;
• wydrukowania pliku XML z e-KRK i przedstawienia go jako oryginału;
• niepełnego lub błędnego wypełnienia formularza;
• braku potwierdzenia wniesienia opłaty;
• podania danych niezgodnych z dokumentem tożsamości;
• przedstawienia skanu pełnomocnictwa zamiast oryginału;
• zamówienia dokumentu zbyt wcześnie;
• braku apostille lub wymaganego tłumaczenia;
• założenia, że każda instytucja przyjmie wersję elektroniczną.

Przed złożeniem wniosku najlepiej sprawdzić wymagania instytucji, która ma otrzymać dokument.

Najczęstsze pytania

Czy można uzyskać zaświadczenie, mieszkając za granicą?

Tak. Wniosek można wysłać pocztą albo złożyć przez pełnomocnika w Polsce. Osoby posiadające Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny mogą również skorzystać z e-KRK.

Jeżeli potrzebny jest papierowy oryginał, apostille, tłumaczenie i wysyłka za granicę, skorzystanie z pomocy pełnomocnika znacznie upraszcza całą procedurę.

Czy elektroniczne zaświadczenie jest ważne?

Tak. Dokument z e-KRK jest ważny w oryginalnej formie elektronicznej jako plik XML podpisany certyfikowanym podpisem pracownika KRK.

Zwykły wydruk tego pliku nie jest dokumentem. Przed zamówieniem wersji elektronicznej należy upewnić się, że odbiorca może ją przyjąć i zweryfikować.

Czy pełnomocnikiem musi być adwokat?

Nie. Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna mająca zdolność do czynności prawnych.

Pełnomocnictwo musi być prawidłowo przygotowane i złożone w oryginale albo jako urzędowo poświadczony odpis.

Czy zaświadczenie jest wydawane od ręki?

Zazwyczaj tak, jeżeli wniosek zostanie złożony osobiście w punkcie KRK. Dodatkowa weryfikacja może jednak wydłużyć czas oczekiwania.

W standardowej sprawie ONE PLUS uzyskuje dokument w ciągu 1 dnia roboczego. W przypadku obywateli innych państw UE termin może się wydłużyć do 20 dni roboczych.

Ile trwa uzyskanie apostille?

Przygotowanie całego kompletu obejmującego zaświadczenie z KRK i apostille trwa zwykle od 8 do 12 dni roboczych.

Termin jest liczony od momentu otrzymania kompletnych danych i dokumentów. Może się wydłużyć, jeżeli konieczna będzie dodatkowa weryfikacja.

Ile trwa tłumaczenie?

Standardowe tłumaczenie przysięgłe przygotowujemy w ciągu 1–2 dni roboczych.

Dokładny czas zależy od języka, objętości dokumentów oraz dostępności tłumacza.

Ile trwa wysyłka za granicę?

Międzynarodowa dostawa kurierska trwa zazwyczaj od 2 do 4 dni roboczych.

Dokumenty możemy wysłać do dowolnego kraju. Po nadaniu przesyłki klient otrzymuje numer do jej śledzenia.

Czy zaświadczenie jest potrzebne do karty pobytu?

Nie jest standardowym załącznikiem do każdego wniosku o kartę pobytu. Może jednak zostać wymagane w konkretnej sprawie albo być potrzebne w innej procedurze związanej z zatrudnieniem, licencją lub wyjazdem za granicę.

Czy polskie zaświadczenie wystarczy za granicą?

To zależy od kraju i instytucji, która wymaga dokumentu. Czasami wystarczy papierowy oryginał, a w innych przypadkach potrzebne będą apostille i tłumaczenie.

Przed zamówieniem zaświadczenia warto poprosić odbiorcę o dokładną informację dotyczącą wymaganej formy.

Kontakt z ONE PLUS

• WhatsApp: +48 537 272 400
• Telefon: +48 71 880 85 08
• E-mail: [email protected]
• Viber: @oneplus_lex
• Telegram: @onepluswro_bot

Informacje zawarte w artykule mają charakter ogólny. Wymagania dotyczące formy dokumentu, apostille, tłumaczenia oraz czasu realizacji mogą się różnić w zależności od sprawy i instytucji, która żąda zaświadczenia.