Блог

Нові правила працевлаштування іноземців у Польщі

З 1 червня 2025 року в Польщі набувають чинності нові правила, що регулюють працевлаштування іноземних громадян, відповідно до Закону від 20 березня 2025 року. Ці зміни встановлюють чіткі вимоги та обов’язки для роботодавців, які наймають іноземців, і вплинуть на всіх, хто працює з іноземними працівниками. Нові правила вимагають суворого дотримання термінів і процедур. У цій статті ми детально розглянемо, що зміниться, які повідомлення потрібно подавати, які терміни діють і які ризики виникають у разі невідповідності закону.

Основні зміни в законодавстві

Закон про умови допустимості виконання роботи іноземцями в Польщі спрямований на впорядкування процесу працевлаштування. Він запроваджує нові стандарти, які стосуються як роботодавців, так і іноземних працівників. Головна мета змін — підвищити прозорість і контроль за процесом найму іноземців, а також забезпечити дотримання трудових прав.

Ці нововведення особливо важливі для компаній, які регулярно наймають працівників з-за кордону, наприклад, з України, Білорусі чи інших країн. Роботодавцям доведеться адаптуватися до нових вимог, щоб уникнути штрафів та інших санкцій. Розглянемо ключові аспекти, на які варто звернути увагу.

Обов’язки роботодавця: повідомлення та терміни

Для легального працевлаштування іноземців роботодавці повинні суворо дотримуватися встановлених процедур. Закон чітко визначає, які повідомлення потрібно подавати, в які терміни та які документи надавати. Нижче наведено основні вимоги.

Повідомлення про початок роботи

Якщо іноземець працевлаштовується на підставі заяви (oświadczenie), роботодавець зобов’язаний повідомити відповідні органи про статус працівника протягом 7 днів від дати, зазначеної в реєстрі як початок роботи. Є три можливі варіанти повідомлення:

• Підтвердження фактичного початку роботи.
• Повідомлення про те, що працівник не приступив до роботи.
• Повідомлення про перенесення початку роботи з поважної причини, наприклад, через відсутність робочої візи.

Якщо жодне з цих повідомлень не буде подано вчасно, заява автоматично анулюється, і процес оформлення доведеться розпочинати заново, що може зайняти додатковий час і ресурси.

Подання трудового договору

Роботодавець зобов’язаний надати підписаний трудовий договір (umowa o pracę або umowa zlecenie) за день до фактичного початку роботи. Наприклад:

• Якщо працівник починає працювати на другий день дії заяви, договір потрібно подати в перший день.
• Якщо початок роботи запланований на сьомий день, договір необхідно подати на шостий день.

Ця вимога гарантує, що всі формальності виконані до того, як іноземець приступить до виконання обов’язків.

Повідомлення про завершення роботи

Якщо іноземний працівник припиняє трудову діяльність, зокрема достроково, роботодавець повинен подати повідомлення протягом 7 днів від моменту закінчення роботи. Це стосується всіх випадків, незалежно від причини припинення співпраці.

Особливості для громадян України

Для іноземців, працевлаштованих на підставі повідомлення (powiadomienie), найчастіше громадян України, діють аналогічні терміни:

• Повідомлення про початок роботи подається до ужонду протягом 7 днів від фактичної дати початку роботи.
• Повідомлення про завершення роботи — протягом 7 днів після останнього робочого дня.

Що робити, якщо іноземець не вийшов на роботу

Бувають випадки, коли іноземний громадянин не приступає до роботи у встановлений термін. У таких ситуаціях роботодавець зобов’язаний оперативно повідомити відповідні органи. Терміни залежать від типу документа, на підставі якого планувалося працевлаштування:

• На підставі заяви (oświadczenie): повідомлення подається протягом 7 днів від дати, зазначеної в реєстрі як початок роботи.
• На підставі дозволу на роботу: якщо іноземець не розпочав роботу протягом 3 місяців від дати початку дії дозволу, повідомлення подається до воєводи протягом 7 днів.

Важливо пам’ятати, що повідомлення про невихід працівника на роботу автоматично анулює заяву в реєстрі. Для повторного працевлаштування цього ж іноземця доведеться заново проходити всю процедуру оформлення.

Якщо іноземець припиняє роботу раніше терміну або не працює більше 3 місяців, роботодавець також зобов’язаний негайно повідомити про це та анулювати дозвіл на роботу. Ця вимога поширюється і на випадки, коли робота закінчилася раніше, ніж за 3 місяці до закінчення дії дозволу.

Карта побиту та нові перевірки для роботодавців у 2025 році

З 2025 року іноземці, які подали заяву на отримання карти побиту на підставі роботи та очікують на рішення, зобов’язані надавати додаткові документи, що підтверджують відсутність заборгованостей із податків (niezaleganie podatków z US) та внесків до ZUS, а також повний список застрахованих працівників компанії з ZUS. Ці вимоги значно ускладнюють процес отримання карти побиту. Як наслідок, багато іноземних працівників, стикаючись із труднощами в отриманні цих документів, звільняються та шукають роботодавців, які не мають проблем із ZUS і можуть оперативно надати необхідні довідки. Ці нововведення суттєво впливають на ринок праці, оскільки компанії з нестабільною фінансовою історією або проблемами з ZUS можуть втратити іноземних працівників, а конкуренція за кваліфікованих фахівців зросте.

Рекомендації для роботодавців

Щоб уникнути проблем, пов’язаних із новими правилами, ми рекомендуємо:

• Завчасно повідомляти про плановане працевлаштування або припинення роботи іноземного працівника, бажано за кілька днів до кінцевого терміну, щоб фахівці мали час підготувати та подати всі необхідні документи.
• Ретельно перевіряти терміни подання повідомлень і договорів, щоб уникнути анулювання дозволів.
• Вести облік усіх документів, пов’язаних із працевлаштуванням іноземців, щоб у разі перевірок усе було в порядку.
• Регулярно перевіряти стан розрахунків із US і ZUS, щоб бути готовими надати довідки для працівників, які оформлюють карту побиту.

Дотримання цих рекомендацій допоможе мінімізувати ризики та забезпечити безперебійний процес найму.

Наслідки недотримання термінів

Недотримання нових правил може призвести до серйозних наслідків для роботодавців. З 1 червня 2025 року штрафи за порушення у сфері працевлаштування іноземців значно зростуть. Розмір санкцій залежить від характеру порушення і може становити від кількох тисяч до сотень тисяч злотих.

Можливі санкції

Окрім фінансових штрафів, роботодавці можуть зіткнутися з іншими проблемами:

• Анулювання дозволу на роботу, що може ускладнити подальший найм іноземців.
• Відмова у видачі нових дозволів, що перешкоджатиме отриманню дозволів для інших іноземних працівників.
• Призупинення діяльності компанії на строк до 90 днів у особливо серйозних випадках.
• Підвищений контроль, коли роботодавця внесуть до списку суб’єктів із високим ризиком, що призведе до частіших перевірок.

Як уникнути проблем

Щоб мінімізувати ризики, роботодавцям слід:

• Ретельно вивчити нові вимоги та підготуватися до їх виконання.
• Призначити відповідального працівника, який стежитиме за дотриманням термінів і процедур.
• Звертатися за консультацією до фахівців із працевлаштування іноземців у разі потреби.

Висновок

Нові правила працевлаштування іноземців у Польщі, які набувають чинності з 1 червня 2025 року, вимагають від роботодавців підвищеної уваги до деталей. Дотримання термінів подання повідомлень, надання трудових договорів, оперативне інформування про будь-які зміни в статусі працівників і підготовка документів для карти побиту — ключові аспекти, які допоможуть уникнути штрафів та інших санкцій. Ми рекомендуємо заздалегідь планувати всі етапи працевлаштування та, за необхідності, звертатися за професійною допомогою, щоб бути впевненими у відповідності всім вимогам закону.