Blog

Zmiany w zasadach zatrudniania cudzoziemców w Polsce od 1 czerwca 2025 r.

Z dniem 1 czerwca 2025 r. weszła w życie Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621). Akt ten porządkuje dotychczasowe rozproszone regulacje, wprowadza pełną elektronizację kluczowych procedur, upraszcza formalności (m.in. znosi test rynku pracy w nowych postępowaniach) oraz wzmacnia nadzór nad legalnością zatrudnienia. Dokument istotnie wpływa na procesy HR, compliance i ryzyka regulacyjne po stronie pracodawców zatrudniających obywateli państw trzecich.

Poniższy materiał stanowi praktyczne opracowanie dla działów HR, kancelarii obsługujących pracodawców oraz doradców ds. migracji pracowniczych. Ujęto zarówno główne założenia ustawy, jak i praktyczne implikacje operacyjne: nowe kanały komunikacji z urzędami, obowiązki notyfikacyjne, wymogi dokumentacyjne, zmiany w klasyfikacji zezwoleń oraz kwestie przejściowe.

Spis treści

1. Podstawa prawna i zakres regulacji
2. Pełna elektronizacja postępowań
3. Obowiązki informacyjne pracodawcy po wpisie oświadczenia
4. Unieważnienie oświadczenia – skutki zgłoszeń i terminy przejściowe
5. Obowiązek przekazania kopii umowy i warunki fiskalne (ZUS/podatki)
6. Zniesienie testu rynku pracy (informacji starosty) i wyjątki przejściowe
7. Nowa logika klasyfikacji zezwoleń – mapa przejścia ze „starych” typów
   • Dotychczasowy typ A → Zezwolenie na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu zatrudniającego
   • Dotychczasowy typ B → Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji (kadra zarządcza)
   • Dotychczasowe typy C, D, E → Zezwolenie na pracę w celu delegowania cudzoziemca przez zagraniczny podmiot na terytorium RP
   • Dotychczasowy typ S → Zezwolenie na pracę sezonową
8. Zezwolenie na pracę sezonową – co się nie zmieniło, a co wymaga doprecyzowania
9. Checklisty operacyjne dla działów HR
10. Najczęstsze ryzyka i punkty kontroli (PIP / Straż Graniczna)
11. Okresy przejściowe i działania korygujące
12. Podsumowanie dla zarządów i rekomendowane kroki wdrożeniowe

Artykuł omawia prawne podstawy zatrudniania, nowoczesne rozwiązania cyfrowe oraz najważniejsze obowiązki administracyjne i podatkowe.

1. Podstawa prawna i zakres regulacji

Nowa ustawa reguluje warunki, na jakich podmioty działające w Polsce mogą powierzać wykonywanie pracy cudzoziemcom, określa właściwość organów administracji (m.in. starosta, wojewoda, ministrowie właściwi) oraz tryby postępowań. Ujednolica definicje, integruje obowiązki informacyjne i przewiduje sankcje za naruszenia. Zakres ustawy obejmuje zarówno zatrudnienie w oparciu o stosunek pracy, jak i wybrane formy cywilnoprawne oraz delegowania transgraniczne. Szczegółowe przepisy wykonawcze oraz systemowe rozwiązania teleinformatyczne (praca.gov.pl) są krytycznym elementem wdrożenia.

Notatka operacyjna: przy wdrażaniu procedur rekomendowane jest równoległe przejrzenie umów zleceń/B2B oraz modeli podwykonawczych, ponieważ część z nich w praktyce rodzi obowiązek zgłoszeniowy po stronie powierzającego pracę.

2. Pełna elektronizacja postępowań

Od 1 czerwca 2025 r. wszystkie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wnioski o zezwolenia na pracę sezonową oraz towarzysząca dokumentacja muszą być składane wyłącznie elektronicznie poprzez portal praca.gov.pl. Dokumentacja dostarczona w formie papierowej (osobiście, pocztą, e‑mailem niekwalifikowanym) pozostanie bez rozpoznania. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia konta instytucjonalnego z odpowiednimi uprawnieniami, podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego oraz przygotowania zeskanowanych, czytelnych plików w wymaganych formatach.

Implikacje:

• konieczność audytu uprawnień dostępowych w organizacji (kto składa, kto podpisuje, kto monitoruje statusy),
• standaryzacja nazw plików i struktur folderów (compliance / audyt / kontrole),
• integracja z systemami kadrowymi (opcjonalnie API / eksport danych wsadowych, jeśli przewidziane),
• szkolenie pracowników HR w zakresie obsługi praca.gov.pl.

3. Obowiązki informacyjne pracodawcy

Po wpisaniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji, pracodawca (powierzający pracę) ma ściśle określone obowiązki notyfikacyjne wobec właściwego urzędu pracy:

• Podjęcie pracy przez cudzoziemca – zgłoszenie w terminie 7 dni od faktycznego rozpoczęcia pracy.
• Niepodjęcie pracy – zgłoszenie w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji oświadczeń.
• Wcześniejsze zakończenie pracy – niezwłoczne powiadomienie (praktycznie przyjmowane w trybie jak przy zgłoszeniach powyżej; warto wdrożyć wewnętrzny SLA 7 dni).

Zaniechanie zgłoszenia lub przekroczenie terminów może rodzić konsekwencje administracyjne i ryzyka przy kolejnych wnioskach.

4. Unieważnienie oświadczenia

Oświadczenie wpisane do ewidencji zostanie unieważnione z mocy prawa, jeżeli pracodawca zgłosi, że cudzoziemiec pracy nie podjął lub zakończył ją przed terminem. W okresie poprzedzającym wejście w życie ustawy (do 31.05.2025 r.) oświadczenia zachowywały status wpisu w ewidencji nawet po takich zgłoszeniach; obecnie status zmienia się automatycznie. Efekt: brak możliwości legalnego kontynuowania zatrudnienia w oparciu o takie oświadczenie oraz potencjalna konieczność złożenia nowego zgłoszenia / wniosku.

Działy HR powinny monitorować statusy na praca.gov.pl i wdrożyć alerty systemowe.

5. Obowiązek przekazania kopii umowy i warunki fiskalne (ZUS / podatki)

Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi pracodawca zobowiązany jest przesłać do właściwego urzędu kopię zawartej umowy (w języku polskim lub z dołączonym tłumaczeniem – rekomendacja compliance), po wpisaniu oświadczenia do ewidencji lub po wydaniu zezwolenia sezonowego (w zależności od trybu). W przypadku umowy przy zbiorach – odrębny termin (7 dni od powierzenia pracy) może wynikać z komunikatów urzędów lokalnych, należy każdorazowo zweryfikować właściwość miejscową.

Dodatkowo starosta nie wpisze oświadczenia do rejestru, jeżeli podmiot powierzający ma zaległości w zakresie składek ZUS lub podatków. Warto wdrożyć pre‑check finansowy przed składaniem pakietów oświadczeń seryjnych.

6. Zniesienie testu rynku pracy (informacji starosty) i wyjątki przejściowe

Od 1 czerwca 2025 r. zniesiono ogólny obowiązek uzyskiwania tzw. informacji starosty (testu rynku pracy) przy składaniu nowych wniosków o zezwolenie na pracę. Jest to znaczące uproszczenie proceduralne, skracające ścieżkę zatrudnienia i eliminujące etap publikacji krajowej oferty pracy w wielu przypadkach.

Wyjątek przejściowy: jeżeli postępowanie o zezwolenie na pracę zostało wszczęte przed 1 czerwca 2025 r., urząd może nadal żądać dostarczenia informacji starosty. Wówczas do oferty pracy należy dołączyć wniosek o wydanie informacji oraz dowód wszczęcia sprawy przed datą graniczną (np. wezwanie wojewody, potwierdzenie złożenia wniosku).

7. Nowa logika klasyfikacji zezwoleń – mapa przejścia ze „starych” typów

Dotychczas w obiegu praktycznym funkcjonowały literowe oznaczenia zezwoleń (A, B, C, D, E, S itp.). Reforma nie tyle radykalnie zmieniła zakresy zastosowania, ile uprościła nazewnictwo i powiązała typy zezwoleń z realnym modelem zatrudnienia. W komunikacji branżowej nadal stosuje się odwołania do starych liter jako skróty porównawcze; pomocniczo prezentujemy poniższą mapę.

Mapa porównawcza

Poniżej rozwinięcia poszczególnych pozycji.

7.1. Dotychczasowy typ A → Zezwolenie na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu zatrudniającego

Zakres historyczny: najpowszechniejszy typ dla cudzoziemców zatrudnianych przez pracodawcę z siedzibą w Polsce na podstawie umowy o pracę lub cywilnoprawnej.

Stan po zmianach: formalne oznaczenie literowe wygasło; przypadki mieszczą się w nowej kategorii opisowej. Dla potrzeb procesowych traktujemy je jako podstawowy schemat zatrudnienia lokalnego.

Rekomendacja HR: ujednolicić nazewnictwo w systemach kadrowych (np. “PL-local employment”).

7.2. Dotychczasowy typ B → Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji (kadra zarządcza)

Zakres historyczny: członkowie zarządów, prokurenci, dyrektorzy; wymóg dłuższego pobytu w Polsce.

Stan po zmianach: przypadki włączone do kategorii zezwoleń funkcjonalnych związanych z pełnieniem funkcji kierowniczych lub reprezentacyjnych w podmiotach działających w Polsce.

Rekomendacja HR / corporate governance: włączyć w ścieżkę nominacji korporacyjnych; każdorazowo weryfikować umocowanie w KRS i zakres pełnomocnictw.

7.3. Dotychczasowe typy C, D, E → Zezwolenie na pracę w celu delegowania cudzoziemca przez zagraniczny podmiot na terytorium RP

Zakres historyczny: różnicowanie zależne od modelu powiązań między spółką zagraniczną a polskim odbiorcą usług (oddział, delegowanie wewnątrzgrupowe, usługa).

Stan po zmianach: uproszczenie – przypadki delegowania scalone w jedną kategorię funkcjonalną. Dla celów zarządczych rekomendowane jest tagowanie: “delegowanie krótkoterminowe”, “delegowanie projektowe”, “intra-group transfer”.

Compliance: upewnić się, że kanał wynagrodzenia (zagraniczny vs. polski) jest spójny z zadeklarowanym trybem.

7.4. Dotychczasowy typ S → Zezwolenie na pracę sezonową

Zakres historyczny: prace sezonowe w rolnictwie, ogrodnictwie, turystyce.

Stan po zmianach: procedura sezonowa utrzymana; literowe odwołanie nie jest już kluczowe w dokumentacji, ale w obiegu rynkowym nadal funkcjonuje skrót “S”.

Operacyjne SLA: do 9 miesięcy w roku kalendarzowym; składanie wyłącznie elektronicznie; obowiązki raportowe analogiczne do oświadczeń (sprawdź właściwy urząd).

8. Zezwolenie na pracę sezonową – elementy szczególne

1. Tryb uproszczony w sektorach sezonowych.
2. Elektroniczne składanie wniosków i dokumentów (praca.gov.pl).
3. Konieczność przesłania kopii umowy przed podjęciem pracy.
4. Kontrola limitów czasowych – do 9 miesięcy.
5. Możliwe przyspieszone ścieżki dla podmiotów z historią zgodności.

9. Checklisty operacyjne dla działów HR

Przed złożeniem oświadczenia / wniosku:

• brak zaległości ZUS i podatkowych (zaświadczenia / oświadczenia wewnętrzne),
• komplet danych cudzoziemca (paszport, status pobytowy),
• projekt umowy w języku polskim,
• wybór właściwego trybu (zatrudnienie lokalne / funkcja / delegowanie / sezonowe),
• uprawnienia do praca.gov.pl.

Po wpisie do ewidencji:

• wysyłka kopii podpisanej umowy,
• monitorowanie terminu rozpoczęcia pracy (zgłoszenie 7 dni),
• jeśli brak startu – zgłoszenie 14 dni,
• aktualizacja danych kontaktowych cudzoziemca.

W trakcie zatrudnienia:

• śledzenie zmian w statusie pobytowym,
• raportowanie wcześniejszych zakończeń,
• archiwizacja potwierdzeń zgłoszeń (pdf / xml / UPO).

10. Najczęstsze ryzyka i punkty kontroli

11. Okresy przejściowe i działania korygujące

• Wnioski złożone przed 1.06.2025 r. prowadzi się według dotychczasowych zasad, lecz urząd może wezwać do uzupełnienia o elementy wynikające z nowej ustawy (np. informacja starosty, jeśli wymagano).
• Oświadczenia wpisane przed wejściem ustawy zachowują ważność na dotychczasowych zasadach, chyba że pracodawca zgłosi brak podjęcia / zakończenie pracy – od tej chwili obowiązuje nowy reżim unieważnienia.
• Rekomendacja: przegląd portfela cudzoziemców i migracja danych do jednolitego rejestru wewnętrznego.

12. Podsumowanie dla zarządów i rekomendację

1. Powołać właściciela procesu (compliance ds. zatrudniania cudzoziemców).
2. Zintegrować dane kadrowe z praca.gov.pl – przynajmniej w zakresie ewidencji zgłoszeń i terminów.
3. Zaktualizować procedury onboardingowe (umowy, zgłoszenia 7/14 dni, delegowania).
4. Przeszkolić HR i lokalnych koordynatorów w jednostkach terenowych.
5. Wdrożyć kwartalny przegląd zgodności (ZUS/podatki, statusy cudzoziemców, ważność dokumentów).