Od 1 czerwca 2025 roku w Polsce wchodzą w życie nowe przepisy regulujące zatrudnianie cudzoziemców. Zmiany te, określone w ustawie z 20 marca 2025 roku, wprowadzają wyraźne wymagania i obowiązki dla pracodawców zatrudniających obcokrajowców. Nowe regulacje wpłyną na wszystkich, którzy współpracują z zagranicznymi pracownikami, i będą wymagały szczególnej uwagi w kwestii przestrzegania terminów oraz procedur. W tym artykule szczegółowo omówimy, co się zmienia, jakie powiadomienia należy składać, jakie terminy obowiązują oraz jakie ryzyko wiąże się z nieprzestrzeganiem prawa.
Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce ma na celu uporządkowanie procesu zatrudniania. Wprowadza nowe standardy, które dotyczą zarówno pracodawców, jak i zagranicznych pracowników. Głównym celem zmian jest zwiększenie przejrzystości i kontroli nad procesem zatrudniania cudzoziemców oraz zapewnienie przestrzegania praw pracowniczych.
Te zmiany są szczególnie istotne dla firm, które regularnie zatrudniają pracowników zza granicy, na przykład z Ukrainy, Białorusi czy innych krajów. Pracodawcy będą musieli dostosować się do nowych wymagań, aby uniknąć kar i innych sankcji. Przyjrzyjmy się kluczowym aspektom, na które warto zwrócić uwagę.
Aby legalnie zatrudniać cudzoziemców, pracodawcy muszą ściśle przestrzegać ustalonych procedur. Ustawa precyzyjnie określa, jakie powiadomienia należy składać, w jakich terminach i jakie dokumenty dostarczać. Omówmy główne wymagania.
Jeśli cudzoziemiec jest zatrudniany na podstawie oświadczenia (oświadczenie), pracodawca ma obowiązek powiadomić odpowiednie organy o statusie pracownika w ciągu 7 dni od daty wskazanej w rejestrze jako początek pracy. Możliwe są trzy warianty powiadomienia:
Jeśli żadne z tych powiadomień nie zostanie złożone w terminie, oświadczenie zostanie automatycznie anulowane. W takim przypadku proces formalności trzeba będzie rozpocząć od nowa, co może zająć dodatkowy czas i zasoby.
Pracodawca ma obowiązek dostarczyć podpisaną umowę o pracę (umowa o pracę lub umowa zlecenie) dzień przed faktycznym rozpoczęciem pracy. Na przykład:
Wymóg ten gwarantuje, że wszystkie formalności są dopełnione, zanim cudzoziemiec rozpocznie wykonywanie obowiązków.
Jeśli zagraniczny pracownik zakończy działalność zawodową, w tym przedwcześnie, pracodawca musi złożyć powiadomienie w ciągu 7 dni od momentu zakończenia pracy. Dotyczy to wszystkich przypadków, niezależnie od przyczyny zakończenia współpracy.
Dla cudzoziemców zatrudnionych na podstawie powiadomienia (powiadomienie), najczęściej obywateli Ukrainy, obowiązują podobne terminy:
Zdarza się, że cudzoziemiec nie rozpoczyna pracy w ustalonym terminie. W takich sytuacjach pracodawca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić odpowiednie organy. Terminy zależą od rodzaju dokumentu, na podstawie którego planowano zatrudnienie:
Ważne jest, aby pamiętać, że powiadomienie o niepodjęciu pracy przez pracownika automatycznie anuluje oświadczenie w rejestrze. W przypadku ponownego zatrudnienia tego samego cudzoziemca konieczne będzie ponowne przejście przez całą procedurę formalności.
Jeśli cudzoziemiec zakończy pracę wcześniej lub nie pracuje przez okres dłuższy niż 3 miesiące, pracodawca również ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym i anulować zezwolenie na pracę. Wymóg ten dotyczy także sytuacji, gdy praca zakończyła się wcześniej niż 3 miesiące przed wygaśnięciem ważności zezwolenia.
Od 2025 roku cudzoziemcy, którzy złożyli wniosek o kartę pobytu na podstawie pracy i oczekują na decyzję, są zobowiązani do dostarczenia dodatkowych dokumentów potwierdzających brak zaległości podatkowych (niezaleganie podatków z US) oraz składek ZUS, a także pełnej listy ubezpieczonych pracowników firmy z ZUS. Te wymagania znacząco komplikują proces uzyskiwania karty pobytu. W rezultacie wielu zagranicznych pracowników, napotykając trudności w uzyskaniu tych dokumentów, decyduje się na rezygnację z pracy i poszukiwanie pracodawców, którzy nie mają problemów z ZUS i mogą szybko dostarczyć wymagane zaświadczenia. To nowe rozwiązanie znacząco wpływa na rynek pracy, ponieważ firmy z niestabilną historią finansową lub problemami z ZUS mogą stracić zagranicznych pracowników, a konkurencja o wykwalifikowanych pracowników wzrośnie.
Aby uniknąć problemów związanych z nowymi przepisami, zalecamy:
Przestrzeganie tych zaleceń pomoże zminimalizować ryzyko i zapewnić płynny proces zatrudniania.
Nieprzestrzeganie nowych przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji dla pracodawców. Od 1 czerwca 2025 roku kary za naruszenia w zakresie zatrudniania cudzoziemców znacznie wzrosną. Wysokość sankcji zależy od rodzaju naruszenia i może wynosić od kilku tysięcy do setek tysięcy złotych.
Oprócz kar finansowych pracodawcy mogą zmierzyć się z innymi problemami:
Aby zminimalizować ryzyko, pracodawcy powinni:
Nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce, które wejdą w życie od 1 czerwca 2025 roku, wymagają od pracodawców szczególnej uwagi na szczegóły. Przestrzeganie terminów składania powiadomień, dostarczanie umów o pracę, szybkie informowanie o wszelkich zmianach w statusie pracowników oraz przygotowanie dokumentów na kartę pobytu to kluczowe kwestie, które pomogą uniknąć kar i innych sankcji. Zalecamy wcześniejsze planowanie wszystkich etapów zatrudnienia i, w razie potrzeby, korzystanie z profesjonalnej pomocy, aby mieć pewność zgodności z wymogami prawa.
Wypełnij formularz, a my oddzwonimy
