Blog

Jak założyć firmę transportową w Polsce dla cudzoziemców

Cudzoziemcy mogą rozpocząć działalność gospodarczą w branży transportowej w Polsce w dwóch podstawowych formach prawnych:

• jako jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – rozwiązanie odpowiednie przy posiadaniu 2–3 pojazdów,
• lub jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Spółka z o.o.) – najczęściej wybierana forma przez przedsiębiorców zagranicznych.

Nie każdy cudzoziemiec może jednak założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Wymagane jest posiadanie odpowiedniego statusu pobytowego lub prawnego, takiego jak: Karta Polaka, wiza PBH, zezwolenie na pobyt stały, status uchodźcy, lub PESEL UKR.

Natomiast spółkę z o.o. może zarejestrować każdy cudzoziemiec, nawet jeśli przebywa w Polsce na podstawie zwykłej wizy, bez posiadania karty pobytu. To rozwiązanie jest w pełni legalne, elastyczne i umożliwia szybki start działalności.

Rejestracja firmy transportowej w Polsce

Obecnie proces założenia firmy transportowej można przeprowadzić całkowicie online – za pośrednictwem rządowego portalu S24.

Aby dokonać rejestracji, założyciel (lub kilku wspólników) musi:

• mieć ukończone 18 lat,
• posiadać ważny paszport,
• mieć adres zamieszkania na terenie Polski,
• uzyskać numer PESEL,
• oraz założyć Profil Zaufany (niezbędny do podpisywania dokumentów elektronicznie).

Następnie należy wybrać unikalną nazwę firmy (i sprawdzić jej dostępność w KRS), ustalić strukturę udziałów, podział obowiązków i zasady reprezentacji spółki.

Etapy rejestracji spółki transportowej:

1. Przygotowanie dokumentów założycielskich i umowy spółki.
2. Złożenie wniosku rejestracyjnego online przez portal S24.
3. Uiszczenie opłaty sądowej.
4. Oczekiwanie na decyzję sądu – po rejestracji spółka otrzymuje automatycznie numery NIP, REGON i KRS.
5. Rejestracja w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
6. Wybór banku i otwarcie firmowego konta.
7. Podpisanie umowy z biurem rachunkowym lub zatrudnienie księgowego.
8. Rejestracja w urządzie skarbowym, ZUS i urządzie statystycznym, a także zgłoszenie do VAT (jeśli wymagane).

Następnie firma jest uważana za w pełni działającą i ma wszelkie prawa do rozpoczęcia działalności.

ONE PLUS towarzyszy temu całemu cyklowi od przygotowania dokumentów po uzyskanie numerów rejestracyjnych i uruchomienie transportowej firmy dla cudzoziemca.

Kapitał zakładowy – nie trzeba go wpłacać od razu

Minimalny kapitał zakładowy w spółce z o.o. wynosi 5 000 zł, jednak w praktyce nie ma obowiązku natychmiastowego wpłacenia tej kwoty na konto bankowe.

Kapitał może zostać zadeklarowany w umowie spółki i pozostawiony w kasie firmy.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi „zamrażać” środków finansowych, co ułatwia elastyczny start działalności.

Środki te można później wykorzystać na wydatki operacyjne związane z prowadzeniem działalności – np. opłacenie usług księgowych, zakup oprogramowania, materiały biurowe lub inne koszty administracyjne.

Wymagania prawne dla firm transportowych

Jeśli firma planuje przewóz pasażerów lub towarów pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony, konieczne jest uzyskanie licencji transportowej.

Aby ją otrzymać, należy spełnić następujące warunki:

• Firma musi być zarejestrowana w Polsce.
• Należy posiadać lub wynająć bazę eksploatacyjną (parking, zaplecze serwisowe).
• Pracownicy firmy nie mogą być karani (wymagane zaświadczenia o niekaralności).
• Firma musi wykazać zabezpieczenie finansowe – 9 000 EUR na pierwszy pojazd i 5 000 EUR na każdy kolejny.
  Kwoty te nie muszą być zdeponowane na koncie – mogą być zabezpieczone poprzez gwarancję bankową lub ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej.
• Przynajmniej jedna osoba w firmie powinna posiadać Certyfikat Kompetencji Zawodowych (Certyfikat Kompetencji Zawodowych Przewoźnika). Można go uzyskać po odbyciu 10-dniowego kursu i zdaniu egzaminu kwalifikacyjnego.
• Konieczne jest uzyskanie karty kierowcy i posiadanie tachografu cyfrowego.
• Należy złożyć wniosek o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (wydawane bezterminowo).

Wszystkie dokumenty i wniosek o licencję należy złożyć w Głównej Inspekcji Transportu Drogowego (GITD). Decyzja wydawana jest zwykle w ciągu kilku tygodni, a licencja obowiązuje przez 5 lub 10 lat.

Transport międzynarodowy i system TIR

Jeśli firma planuje prowadzić przewozy poza granicami Unii Europejskiej, konieczne jest uzyskanie dostępu do systemu TIR. W tym celu należy:

• przystąpić do Zrzeszenia Międzynarodowych Przewoźników Drogowych (ZMPD),
• posiadać zabezpieczenie finansowe w wysokości 60 000 EUR (może to być depozyt, gwarancja bankowa, ubezpieczenie lub zastaw nieruchomości),
• skierować przynajmniej jednego pracownika na szkolenie TIR.

Koszty założenia firmy transportowej w Polsce

Całkowite koszty uruchomienia działalności różnią się w zależności od skali przedsięwzięcia. Poniżej przedstawiono orientacyjne kwoty związane z samą rejestracją i formalnościami (bez zakupu pojazdów, leasingu, wynagrodzeń itp.):

• 350,60 zł – opłata sądowa i rejestracyjna (portal S24),
• 5 000 zł – kapitał zakładowy (może pozostać w kasie firmy),
• od 310 zł miesięcznie – obsługa księgowa,
• konsultacja prawna – ustalana indywidualnie,
• 4 000 zł (+ ok. 500 zł za odpis) – koszt licencji na 5 lat, 8 000 zł – licencja na 10 lat.

Jak może pomóc ONE PLUS

Nasza kancelaria oferuje kompleksową pomoc w otwarciu i prowadzeniu firmy transportowej w Polsce, krok po kroku – od pomysłu do uzyskania licencji.

1. Konsultacja i dobór formy prawnej

Doradzamy, jaka forma działalności będzie najkorzystniejsza (JDG lub Sp. z o.o.), wyjaśniamy różnice podatkowe, finansowe i organizacyjne.

2. Rejestracja spółki

Przygotowujemy kompletny pakiet dokumentów, rejestrujemy firmę w odpowiednich urzędach (KRS, NIP, REGON, CRBR) oraz wspieramy przy otwarciu konta bankowego.

3. Przygotowanie do uzyskania licencji

Pomagamy w procesie uzyskania licencji na transport krajowy i międzynarodowy, w tym w przygotowaniu wszystkich dokumentów dla GITD.

4. Organizacja procesów finansowych i kadrowych

Nasi księgowi prowadzą pełną obsługę rachunkową, sporządzają deklaracje podatkowe i pomagają w zatrudnianiu pracowników oraz sporządzaniu umów o pracę.

5. Legalizacja cudzoziemców i kierowców

Oferujemy wsparcie w uzyskaniu zezwoleń na pracę i kart pobytu dla cudzoziemców zatrudnionych w firmie.

6. Stała obsługa prawna i administracyjna

Zapewniamy pełną opiekę prawną po uruchomieniu działalności – od odnowienia licencji, przez sporządzanie umów z kontrahentami, po reprezentację przed urzędami i instytucjami kontrolnymi.

Potrzebujesz konsultacji prawnej

Opisz swój przypadek i zostaw dane kontaktowe – nasz zespół ONE PLUS skontaktuje się z Tobą i przedstawi najlepsze rozwiązanie.

📞 Telefon: +48 71 880 85 08
📩 E-mail: biuro@one-plus.pl